Hopp til hovedinnhold
Uten låsing lager Foliant fakturaen på nytt hver gang du åpner den, ut fra den nåværende ordren og den nåværende malen. Hvis du redigerer malen eller ordren endres, endres også fakturaen fra forrige måned. Det går fint for pakklister, men skattereglene i Tyskland, Frankrike og resten av EU sier at en utstedt faktura ikke må endres. Innstillingene for Låste fakturaer Med låste fakturaer slått på tar Foliant vare på en manipuleringssikker kopi av hver faktura og kreditnota når den utstedes: selve PDF-en, pluss en SHA-256-hash (et digitalt fingeravtrykk) av den. Fra da av får nedlastinger, eksporter, e-poster med PDF og kundeportalen den samme lagrede PDF-en. Endringer i malen eller ordren påvirker den ikke. Rettelser gjøres med kreditnotaer. Låste fakturaer er tilgjengelig på alle planer.

Før du begynner

  • Låsing gjelder bare nummererte dokumenter. Slå på Nummerer fakturaer (og Nummerer kreditnotaer hvis du bruker dem) i dokumentnummerering.
  • Minst én mal må ha Dokumenttype satt til Faktura eller Kreditnota. Tilbud låses aldri.
  • Sjekk fakturamalen din før du slår på låsing. Fakturaer som utstedes etter det, beholder utseendet og opplysningene de hadde da de ble utstedt.

Slå på låste fakturaer

  1. I Foliant går du til Innstillinger › Dokumenter og utskrift.
  2. Under Låste fakturaer slår du på Lås utstedte fakturaer og kreditnotaer.
  3. Velg når dokumentene skal låses, i Lås dokumenter (se nedenfor).
  4. Angi Behold utstedte dokumenter i, i år.
  5. Klikk på Lagre.
Hvis både faktura- og kreditnotanummerering er slått av, viser Foliant «Låsing krever faktura- eller kreditnotanummerering. Uten det blir ingenting låst.» Klikk på Slå på fakturanummerering, og lagre deretter.

Velg når dokumentene låses

Til et dokument er utstedt, fortsetter Foliant å lage det på nytt ut fra den nåværende ordren og malen, som alle andre dokumenter.

Hvor lenge utstedte dokumenter beholdes

Behold utstedte dokumenter i er et antall år, fra 1 til 30. Standard er 10. Hvor lenge du må beholde fakturaer, avhenger av landet ditt. Sjekk med regnskapsføreren din. Perioden settes for hvert dokument når det utstedes. Hvis du endrer den senere, beholder dokumenter som allerede er utstedt, perioden de ble utstedt med. Se Last ned arkivet og hvor lenge dokumenter beholdes.

Hva et låst dokument tar vare på

  • PDF-en nøyaktig slik den ble utstedt, byte for byte.
  • Ordreopplysningene den ble laget fra, og malversjonen som ble brukt.
  • De juridiske opplysningene dine slik de ble skrevet ut da. Endrer du dem senere i Innstillinger › Skatt og juridisk, endres ikke utstedte fakturaer.

Slå av låsing

Slå av Lås utstedte fakturaer og kreditnotaer og lagre. Nye fakturaer låses ikke lenger. Dokumenter som allerede er utstedt, forblir låst: Foliant bruker fortsatt den lagrede PDF-en deres, og de blir værende på siden Utstedte fakturaer. Siden viser da «Låsing er slått av, så nye fakturaer låses ikke. Dokumenter som allerede er utstedt, forblir låst.»

Greit å vite

  • Hver ordre har én utstedt faktura, uansett hvilken fakturamal du bruker for å åpne den.
  • Når ordren til en låst faktura kanselleres, annulleres ikke fakturaen. Den forblir slik den ble utstedt, og refusjonen rettes med en kreditnota.
  • Etter at du har slått på låsing, lenker delen Låste fakturaer til Se utstedte fakturaer.
  • I abonnementene Starter, Growth og Scale kan den samme delen legge e-fakturadata (ZUGFeRD / Factur-X) til hvert utstedte dokument. Se Legg e-fakturadata til utstedte fakturaer.

Relaterte artikler