Hopp til hovedinnhold
Når bedriften din er registrert og bekreftet på Peppol, sender Foliant e-fakturaer for bedriftsordrene dine (B2B). De kan sendes automatisk når en ordre er betalt, når kunden ber om en etter kassen, eller når du sender dem fra Shopify-administratoren. E-fakturaen for hver ordre sendes én gang.

Før du begynner

Konfigurer Peppol og bekreft bedriften din først. Se Konfigurer Peppol-e-fakturering.

Hvilke ordrer får en e-faktura

En ordre sendes via Peppol når:
  • Det er en bedriftsordre: den har taggen B2B Order, eller kunden ba om en bedriftsfaktura i kassen. Ordrer du sender selv fra Shopify-administratoren, får taggen B2B Order.
  • Den ikke er sendt før (den har ikke taggen Peppol Sent).
  • Kunden oppga bedriftsopplysninger: et mva-nummer, eller et firmanavn med en Peppol-adresse. Uten Peppol-adresse slår Foliant opp bedriften i Peppol-katalogen med mva-nummeret, og lagrer adressen den finner på kunden når mva-nummeret er et kunden har lagret.
Hvis bedriften ikke finnes på Peppol, mislykkes sendingen med «Not in Peppol Network».

Slik sendes e-fakturaer

E-fakturaen bruker det fortløpende fakturanummeret ditt når fakturanummerering er på, eller Shopify-ordrenavnet når den er av.

Send fra Shopify-administratoren

  1. Åpne en ordre i Shopify-administratoren, eller velg flere ordrer på siden Ordrer.
  2. Åpne Flere handlinger › Send E-Invoice to Peppol.
  3. Foliant viser de valgte ordrene og hva som skjer med hver av dem:
  4. Sjekk kostnadslinjen. Den viser hvor mange fakturaer som bruker den gratis kvoten din denne måneden, og hvor mange som belastes.
  5. Klikk på Send etterfulgt av antall ordrer.
Ordrene settes i kø, og Foliant tagger dem B2B Order: ved å sende bekrefter du at de er bedriftsordrer. Hvis bedriften din ikke er bekreftet ennå, sier handlingen fra om det i stedet.

Følg leveringen

På Peppol-siden (Innstillinger › Integrasjoner › Peppol e-invoicing) viser Fakturahistorikk de sist sendte fakturaene, med ordre, kunde, beløp, Status og sendedato. Hver faktura viser leveringsstatusen sin: Levert, Sendt, Venter eller Mislyktes. Klikk på Prøv igjen ved siden av en mislykket faktura for å sende den på nytt. Foliant bygger fakturaen på nytt fra ordrens nåværende opplysninger, og sender eller belaster aldri en faktura to ganger. På hver ordre i Shopify-administratoren viser blokken Peppol E-Invoice History hva som skjedde: Send Requested, Invoice Sent, Invoice Failed eller XML Exported, med årsaken når det mislyktes, for eksempel Usage Limit Reached, Not in Peppol Network, Missing B2B Data eller Not a B2B Order. Foliant tagger også ordrer i Shopify: Peppol Sent når fakturaen ble sendt, Peppol Failed når den ikke ble det. Kunder som finnes på Peppol, tagges Peppol.

Legg til eller rett en kundes bedriftsopplysninger

  1. Åpne kunden i Shopify-administratoren.
  2. I blokken B2B Customer Details skriver du inn Company Name, VAT Number og, hvis du vet den, Peppol Address, for eksempel 0106:NL123456789. La Peppol-adressen stå tom hvis du ikke vet den.
  3. Lagre.

Eksporter e-faktura-XML

Du kan også laste ned e-fakturaen som en UBL XML-fil, for eksempel for å importere den et annet sted:
  1. Åpne en ordre eller velg flere ordrer i Shopify-administratoren.
  2. Åpne Flere handlinger og velg Export e-Invoice XML.
  3. Klikk på Eksporter etterfulgt av antall ordrer, og deretter på nedlastingsknappen.
Én ordre gir én XML-fil; flere gir en zip-fil. Alle valgte ordrer eksporteres. Ordrer med bedriftsopplysninger inkluderer firmanavn og mva-nummer. Eksporterte ordrer tagges XML Exported. Eksport sender ingenting via Peppol.

Grenser og kostnader

  • Hver sendte faktura teller mot den månedlige kvoten din. Etter de gratis fakturaene belastes hver faktura, opp til forbruksgrensen din.
  • Hvis en sending ville gått over forbruksgrensen, viser handlingen hvor mange som kan sendes. Øk grensen i Innstillinger › Fakturering for å sende resten.
  • I Peppol-betaen stopper sendingen til neste måned når månedens gratis betafakturaer er brukt opp.
  • Mens Send e-fakturaer via Peppol er av, er all Peppol-sending satt på pause, også Send E-Invoice to Peppol. Se Konfigurer Peppol-e-fakturering.

Relaterte artikler