Hopp til hovedinnhold
Med e-fakturadata på er hver faktura og kreditnota Foliant utsteder en PDF med dataene innebygd som XML, i formatet ZUGFeRD / Factur-X (profil EN 16931). Kundene dine ser den samme PDF-en som før. Regnskapsprogrammet deres leser beløp, MVA og adresser fra dataene i PDF-en, så ingen trenger å skrive dem inn.

Hvorfor det er viktig

I hele EU går fakturaer mellom bedrifter over til e-fakturaer:
  • Tyskland: fra 2027 må bedrifter sende e-fakturaer til andre bedrifter (fra 2028 for alle bedrifter). En ZUGFeRD-PDF i profilen EN 16931 regnes som e-faktura der.
  • Frankrike: e-fakturaer mellom bedrifter innføres i etapper, og de må sendes via en godkjent plattform. En Factur-X-PDF sendt bare på e-post er ikke nok der, men det er formatet plattformene godtar.
Spør regnskapsføreren din hva som gjelder for din bedrift.

Før du begynner

  • Abonnementet ditt: e-fakturadata er inkludert i abonnementene Starter, Growth og Scale.
  • Låste fakturaer: dataene legges til når et dokument utstedes, så slå først på låste fakturaer.
  • Juridiske opplysninger: under Innstillinger › Skatt og juridisk trenger butikken din:
Uten et MVA-nummer utstedes fakturaer til virksomheter i andre EU-land og eksport uten e-fakturadata, fordi de krever et. Innstillingen sier fra om det. Hvis noe mangler, viser innstillingen det under Før du slår på e-fakturadata, legg til dette under Skatt og juridisk:, med en knapp Åpne Skatt og juridisk.

Slå på e-fakturadata

  1. Åpne Innstillinger › Dokumenter og utskrift i Foliant.
  2. Under Låste fakturaer slår du på Legg til e-fakturadata (ZUGFeRD / Factur-X).
  3. Klikk på Lagre.
Fra da av får hver faktura og kreditnota dataene når den utstedes. Dokumenter som ble utstedt før, forblir som de er.

Hva dataene inneholder

De samme tallene som PDF-en viser:
  • dokumentnummer og dato, og for en kreditnota, fakturaen den retter;
  • butikkens juridiske navn, adresse, MVA-nummer eller skattenummer og foretaksregistrering;
  • kundens navn, adresse og MVA-nummer, og leveringsadressen;
  • hver linje med fakturert antall, etter rabatter, med frakt som en egen linje;
  • MVA per sats, med begrunnelsen for hver linje uten MVA (eksport, levering innen EU, omvendt avgiftsplikt eller fritak);
  • totalene, hva som er betalt og hva som gjenstår.

Se og last ned dataene

På siden Utstedte fakturaer:
  • Dokumenter med e-fakturadata har merket E-faktura.
  • Klikk på kodeikonet på en rad (Last ned e-faktura-XML) for å laste ned dataene alene, for eksempel til regnskapsføreren.
  • Last ned arkiv tar med XML-filene i en mappe xml, og manifest.csv har en kolonne einvoice. Se Last ned arkivet og hvor lenge dokumenter lagres.

Når et dokument utstedes uten

Foliant stanser aldri en faktura på grunn av e-fakturadataene. Hvis dataene ikke kan legges til, utstedes dokumentet som en vanlig PDF, og siden Utstedte fakturaer viser merket Ingen e-fakturadata på det. Hold musepekeren over merket for å se hvorfor: Når dokumenter utstedes uten e-fakturadata fordi butikkens juridiske opplysninger er ufullstendige, sier Foliant også fra i varslene dine en gang i døgnet om hvor mange det var dagen før. Et dokument som er utstedt uten dataene, forblir slik: det er låst. Når årsaken er rettet, får nye dokumenter e-fakturadata igjen.

Slå det av

Slå av Legg til e-fakturadata (ZUGFeRD / Factur-X) og klikk på Lagre. Dokumenter som utstedes fra da av, er vanlige PDF-er. Dokumenter som allerede er utstedt, beholder dataene sine. Hvis abonnementet ditt ikke lenger inkluderer det, er dokumenter som utstedes fra da av vanlige PDF-er, selv om innstillingen er på.

Godt å vite

  • Tilbud og pakksedler har aldri e-fakturadata: bare utstedte fakturaer og kreditnotaer har det.
  • Dataene er en del av PDF-en, så PDF-ens SHA-256-hash dekker dem. Verifiser en PDF og hash-kjeden fungerer på samme måte.
  • Når personopplysninger fjernes ved slutten av oppbevaringsperioden, fjernes XML-en også.

Relaterte artikler