Ana içeriğe atla
Kilitleme olmadan Foliant, bir faturayı her açtığınızda güncel sipariş ve güncel şablondan yeniden oluşturur. Şablonu düzenlerseniz veya sipariş değişirse, geçen ayın faturası da değişir. Bu, sevk irsaliyeleri için sorun değildir. Ancak Almanya, Fransa ve AB’nin geri kalanındaki vergi kurallarına göre düzenlenmiş bir fatura değişmemelidir. Kilitli faturalar ayarları Kilitli faturalar açıkken Foliant, her fatura ve alacak dekontu düzenlendiğinde bunun değiştirilemez bir kopyasını saklar: PDF’in kendisi ve bunun SHA-256 karması (dijital parmak izi). Bundan sonra indirmeler, dışa aktarmalar, PDF teslim e-postaları ve müşteri portalı hep aynı saklanan PDF’i alır. Şablon veya sipariş değişiklikleri bunu etkilemez. Düzeltmeler alacak dekontlarıyla yapılır. Kilitli faturalar tüm planlarda kullanılabilir.

Başlamadan önce

  • Kilitleme yalnızca numaralandırılmış belgeler için geçerlidir. Belge numaralandırma bölümünde Faturaları numaralandır seçeneğini (ve kullanıyorsanız Alacak dekontlarını numaralandır seçeneğini) açın.
  • En az bir şablonun Belge türü Fatura veya Alacak dekontu olarak ayarlanmış olmalıdır. Teklifler hiçbir zaman kilitlenmez.
  • Kilitlemeyi açmadan önce fatura şablonunuzu kontrol edin. Bundan sonra düzenlenen faturalar, düzenlendikleri andaki görünümlerini ve bilgilerini korur.

Kilitli faturaları açma

  1. Foliant’ta Ayarlar › Belgeler ve yazdırma bölümüne gidin.
  2. Kilitli faturalar bölümünde Düzenlenen faturaları ve alacak dekontlarını kilitle seçeneğini açın.
  3. Belgeleri kilitle alanında belgelerin ne zaman kilitleneceğini seçin (aşağıya bakın).
  4. Düzenlenen belgeleri sakla süresini yıl olarak ayarlayın.
  5. Kaydet’e tıklayın.
Fatura ve alacak dekontu numaralandırmasının ikisi de kapalıysa Foliant “Kilitleme için fatura veya alacak dekontu numaralandırması gerekir. Bu olmadan hiçbir şey kilitlenmez.” mesajını gösterir. Fatura numaralandırmasını aç’a tıklayın, ardından kaydedin.

Belgelerin ne zaman kilitleneceğini seçme

Bir belge düzenlenene kadar Foliant, diğer tüm belgeler gibi onu güncel sipariş ve şablondan yeniden oluşturmaya devam eder.

Düzenlenen belgeler ne kadar süre saklanır

Düzenlenen belgeleri sakla, 1 ile 30 arasında bir yıl sayısıdır. Varsayılan değer 10’dur. Faturaları ne kadar süre saklamanız gerektiği ülkenize bağlıdır. Bunu muhasebecinize danışın. Süre, her belge için düzenlendiği anda belirlenir. Süreyi sonradan değiştirirseniz, önceden düzenlenmiş belgeler düzenlendikleri süreyi korur. Arşivi indirme ve belgelerin ne kadar süre saklandığı bölümüne bakın.

Kilitli bir belge neleri saklar

  • Düzenlendiği haliyle, bayt bayt aynı PDF.
  • Oluşturulduğu sipariş bilgileri ve kullanılan şablon sürümü.
  • O sırada basıldığı haliyle yasal bilgileriniz. Bunları sonradan Ayarlar › Vergi ve yasal bilgiler bölümünde değiştirmeniz düzenlenmiş faturaları değiştirmez.

Kilitlemeyi kapatma

Düzenlenen faturaları ve alacak dekontlarını kilitle seçeneğini kapatın ve kaydedin. Yeni faturalar artık kilitlenmez. Önceden düzenlenmiş belgeler kilitli kalır: Foliant saklanan PDF’lerini sunmaya devam eder ve bunlar Düzenlenen faturalar sayfasında kalır. Sayfada ardından “Kilitleme kapalı, bu nedenle yeni faturalar kilitlenmez. Önceden düzenlenmiş belgeler kilitli kalır.” mesajı gösterilir.

Bilmeniz gerekenler

  • Her siparişin, onu açmak için hangi fatura şablonunu kullanırsanız kullanın, tek bir düzenlenmiş faturası vardır.
  • Kilitli bir faturanın siparişi iptal edildiğinde fatura geçersiz kılınmaz. Düzenlendiği haliyle kalır ve iade bir alacak dekontuyla düzeltilir.
  • Kilitlemeyi açtıktan sonra Kilitli faturalar bölümünde Düzenlenen faturaları görüntüle bağlantısı yer alır.
  • Starter, Growth ve Scale planlarında aynı bölüm, düzenlenen her belgeye e-fatura verisi (ZUGFeRD / Factur-X) ekleyebilir. Düzenlenen faturalara e-fatura verisi ekleme makalesine bakın.

İlgili makaleler