Ana içeriğe atla
Bulut arşivi, Foliant’ın düzenlediği her faturanın ve alacak dekontunun bir kopyasını, düzenlendiği anda kendi Google Drive veya Dropbox hesabınıza kaydeder. Kopyalar size aittir: hizmetin bağlantısını keserseniz veya Foliant’ı kaldırırsanız da depolama alanınızda kalır. Her ay için ayrıca o ayın belgelerini içeren bir CSV listesi oluşturulur. Bu listeyi doğrudan muhasebecinize verebilirsiniz.

Başlamadan önce

  • Planınız: bulut arşivi Growth ve Scale planlarına dahildir.
  • Kilitli faturalar: yalnızca düzenlenmiş belgeler kaydedilir, bu nedenle önce kilitli faturaları açın. Açana kadar Bulut arşivi kartında Yalnızca kilitli faturalar kaydedilir yazar.

Google Drive veya Dropbox bağlayın

  1. Foliant’ta Düzenlenen faturalar sayfasını açın.
  2. Bulut arşivi bölümünde Google Drive bağla veya Dropbox bağla düğmesine tıklayın.
  3. Ayarları kontrol edin (Dosyaların nasıl düzenleneceğini seçin bölümüne bakın) ve Google Drive ile devam et veya Dropbox ile devam et düğmesine tıklayın.
  4. Oturum açın ve bağlanacak hesabı seçin.
  5. Foliant’ın dosya kaydetmesine izin verin. Google’ın sayfasında Google Drive kutusunu işaretli bırakın: bu izin olmadan Foliant hiçbir şey kaydedemez.
Foliant’a geri dönersiniz ve hizmette, seçtiğiniz hesapla birlikte Bağlı yazar. Bağlantıyı Ayarlar › Entegrasyonlar bölümünden de kurabilirsiniz.

Foliant neleri görebilir

Foliant yalnızca kendi dosyalarına erişebilir:

Dosyalarınız nereye kaydedilir

Foliant mağazanız için bir klasör oluşturur ve belgeleri türe, yıla ve aya göre ayırır:
  • Alacak dekontları, Faturalar klasörünün yanındaki Alacak dekontları klasörüne kaydedilir.
  • Her PDF, belgenin numarasıyla adlandırılır. Dosya adlarında izin verilmeyen karakterler, örneğin eğik çizgi, kısa çizgiye dönüşür.
  • Klasör adları mağazanızın dilini, aylar ise mağazanızın saat dilimini izler.
  • Adlar, bir belge ilk kez kaydedildiğinde belirlenir. Bu nedenle mağazanızın adını sonradan değiştirmek dosyaları taşımaz.
  • Aynı hesabı bağlayan başka bir mağaza da aynı ada sahipse, onun klasörüne mağazanın tanıtıcısı da eklenir, örneğin Bramble & Co (bramble-eu).
Foliant, oraya kendiniz koyduğunuz bir dosyanın üzerine asla yazmaz. Bir belgenin adını zaten farklı bir dosya taşıyorsa belge, adına kısa bir kod eklenerek onun yanına kaydedilir.

Bağlanmadan önce düzenlenen belgeler

Bağlandığınızda Foliant, daha önce düzenlenen belgeleri de en eskisinden başlayarak kaydeder. Yıllardır fatura düzenleyen bir mağazada bu biraz zaman alabilir. Kart ilerlemeyi gösterir, örneğin 113 belgeden 33 tanesi kaydedildi · Önceki belgeler kaydediliyor…. Bundan sonra her yeni belge, düzenlendikten sonraki birkaç dakika içinde kaydedilir. Foliant günde bir kez eksik bir şey olup olmadığını kontrol eder ve eksikleri kaydeder.

Aylık liste

Aylık liste ekle açıkken (varsayılan olarak açıktır) her ay için Defterler klasörüne bir CSV dosyası eklenir, örneğin Defterler › 2026 › ledger-2026-11.csv. Dosyada her belge için bir satır vardır: Foliant listeleri günde bir kez ve yalnızca değişen aylar için günceller. Biçim, arşiv indirmesindeki manifest.csv dosyasıyla aynıdır.

Dosyaların nasıl düzenleneceğini seçin

Hizmetin ayarlarını Bulut arşivi kartındaki Ayarlar bağlantısından veya Ayarlar › Entegrasyonlar bölümünden açın: Klasörler ayarını değiştirmek yalnızca bundan sonra kaydedilen belgeleri etkiler. Önceden kaydedilen dosyalar oldukları yerde kalır.

Nelerin kaydedildiğini kontrol edin

  • Düzenlenen faturalar sayfasındaki Bulut arşivi kartı, bağlı her hizmeti, kaç belgenin kaydedildiğini ve en son ne zaman belge kaydedildiğini gösterir. Klasörü aç, mağazanın klasörünü Google Drive’da veya Dropbox’ta açar.
  • Belge tablosundaki Kaydedildi sütununda, kaydedilen her belgenin yanında bir onay işareti görünür.
  • Hizmetin Ayarlar › Entegrasyonlar bölümündeki sayfası, her yüklemeyi Etkinlik altında listeler, örneğin Fatura INV-2026-0042 · #1310 için Belgeyi kaydet ve her ayın listesi için Aylık listeyi kaydet. Entegrasyon etkinliği makalesine bakın.

Bir sorun olduğunda

Belgeler kaydedilemediyse kart, kaç belgenin kaydedilemediğini ve nedenini gösterir, örneğin depolama alanınızın dolu olduğunu. Sorunu giderin, ardından Tekrar deneyin düğmesine tıklayın. Hizmet Foliant’ın erişimini reddettiyse, örneğin Foliant’ı Google veya Dropbox hesabınızdan kaldırdığınız için, kartta İlgilenmeniz gerekiyor yazar. Yeniden bağla düğmesine tıklayın ve yeniden oturum açın. Foliant ardından kaçırdığı belgeleri kaydeder. Google veya Dropbox yoğun olduğunda ya da yanıt vermediğinde Foliant kendiliğinden tekrar dener.

Kendi uygulamanızı kullanın (gelişmiş)

Foliant kendi Google ve Dropbox uygulamaları üzerinden bağlanır, bu nedenle hiçbir şey ayarlamanız gerekmez. Şirketiniz kendi uygulamasını kullanmayı gerektiriyorsa, örneğin erişimi merkezi olarak denetlemek için:
  1. Google’da (Google Drive API’si ve drive.file kapsamı olan bir web istemcisi) veya Dropbox’ta (dosya yazabilen ve dosyaların meta verilerini okuyabilen bir uygulama klasörü uygulaması) bir uygulama oluşturun.
  2. Foliant’ta hizmetin ayarlarında Gelişmiş ayarları göster düğmesine tıklayın.
  3. Uygulamanızın istemci kimliğini ve istemci gizli anahtarını girin ve istemci kimliğinin altında gösterilen yönlendirme URI’sine uygulamanızda izin verin.
  4. Bağlanın. Zaten bağlıysanız bağlantıyı kesin ve yeniden bağlanın.
Daha sonra başka bir uygulamaya geçmek için önce bağlantıyı kesin, ardından yeni uygulamayla bağlanın.

Bir hizmetin bağlantısını kesin

Ayarlar › Entegrasyonlar bölümünde hizmeti açın, Google Drive bağlantısını kes veya Dropbox bağlantısını kes düğmesine tıklayın, ardından Bağlantıyı kes ile onaylayın. Foliant bu hizmete kaydetmeyi durdurur. Önceden kaydedilen dosyalar Google Drive veya Dropbox hesabınızda kalır. Daha sonra aynı hesabı yeniden bağlarsanız Foliant kaldığı yerden devam eder. Farklı bir hesap bağlarsanız Foliant tüm belgelerinizi bu hesaba yeniden kaydeder.

Planınız değiştiğinde veya Foliant’ı kaldırdığınızda

  • Planınız artık bulut arşivini içermiyor: bundan sonra düzenlenen belgeler kaydedilmez. Önceden kaydedilen dosyalar oldukları yerde kalır.
  • Foliant’ı kaldırıyorsunuz: Foliant, kaldırılmasından 48 saat sonra düzenlenen belgelerinizi siler. Google Drive veya Dropbox hesabınızdaki kopyalar sizde kalır.

İlgili makaleler