Ana içeriğe atla
Foliant, düzenlenen faturalarınızı ve iade faturalarınızı seçtiğiniz yıl sayısı boyunca saklar. Bunların tümünü istediğiniz zaman tek bir arşiv olarak indirebilirsiniz. Bu arşivi bir denetim için, muhasebeciniz için veya Foliant’ı kaldırmadan önce kullanabilirsiniz. Kilitli faturalar ayarlarında Düzenlenen belgeleri sakla seçeneği

Arşivi indirme

  1. Foliant’ta Düzenlenen faturalar sayfasını açın.
  2. Sayfanın üst kısmındaki Arşivi indir düğmesine tıklayın.
Bugünün tarihiyle adlandırılmış bir zip dosyası alırsınız. Dosyanın içeriği şöyledir: En az bir belge düzenlenene kadar Arşivi indir kullanılamaz.

Belgelerin ne kadar süre saklandığı

Bu süreyi Ayarlar › Belgeler ve yazdırma › Kilitli faturalar bölümündeki Düzenlenen belgeleri sakla alanında seçersiniz. Süre 1 ile 30 yıl arasındadır, varsayılan değer 10 yıldır. Faturaları ne kadar süre saklamanız gerektiği ülkenize göre değişir. Bunu muhasebecinize danışın. Her belge, düzenlendiği sırada ayarlanmış olan süreyi korur. Ayarı daha sonra değiştirirseniz bu değişiklik yalnızca sonrasında düzenlenen belgeleri etkiler.

Kişisel verilerin ne zaman kaldırıldığı

Bir müşteri verilerinin silinmesini istediğinde Shopify bunu Foliant’a bildirir. Yasa saklamanızı hâlâ zorunlu tuttuğu sürece Foliant düzenlenmiş bir faturayı silemez. Bu nedenle müşterinin belgelerini işaretler ve bekler. İşaretlenen bir belgenin saklama süresi dolduğunda Foliant belgeyi kaldırır:
  • PDF silinir.
  • Müşterinin kişisel bilgileri kayıttan kaldırılır. Numara, sipariş adı, tarihler ve toplamlar kalır.
  • Belge, Düzenlenen faturalar sayfasında Anonimleştirildi rozetiyle gösterilir ve artık indirilemez.
Silinmesi istenmeyen belgeler olduğu gibi kalır.

Foliant’ı kaldırmadan önce

Uygulamayı kaldırdıktan sonra Shopify, Foliant’tan mağazanızın verilerini silmesini ister. Düzenlenen belgeleriniz de bu verilerle birlikte silinir. Orijinallerinizi saklamak için önce arşivi indirin. Bulut arşivini kullanıyorsanız Google Drive veya Dropbox hesabınızda her belgenin bir kopyası zaten vardır ve bu kopya, Foliant’ı kaldırdıktan sonra da orada kalır.

İlgili makaleler