Hoppa till huvudinnehåll
Utan låsning skapar Foliant fakturan på nytt varje gång du öppnar den, utifrån den aktuella ordern och den aktuella mallen. Om du redigerar mallen eller om ordern ändras, ändras även förra månadens faktura. Det går bra för följesedlar, men skatteregler i Tyskland, Frankrike och resten av EU säger att en utfärdad faktura inte får ändras. Inställningarna för Låsta fakturor När låsta fakturor är påslaget sparar Foliant en manipuleringssäker kopia av varje faktura och kreditfaktura när den utfärdas: själva PDF-filen, plus en SHA-256-hash (ett digitalt fingeravtryck) av den. Från och med då får nedladdningar, exporter, e-postmeddelanden med PDF och kundportalen alla samma sparade PDF. Ändringar i mallen eller ordern påverkar den inte. Rättelser görs med kreditfakturor. Låsta fakturor finns i alla planer.

Innan du börjar

  • Låsning gäller bara numrerade dokument. Slå på Numrera fakturor (och Numrera kreditfakturor om du använder dem) i dokumentnumrering.
  • Minst en mall måste ha Dokumenttyp inställd på Faktura eller Kreditfaktura. Offerter låses aldrig.
  • Kontrollera din fakturamall innan du slår på låsning. Fakturor som utfärdas efter det behåller det utseende och de uppgifter de hade när de utfärdades.

Slå på låsta fakturor

  1. Gå till Inställningar › Dokument och utskrift i Foliant.
  2. Slå på Lås utfärdade fakturor och kreditnotor under Låsta fakturor.
  3. Välj när dokument ska låsas i Lås dokument (se nedan).
  4. Ange Spara utfärdade dokument i, i år.
  5. Klicka på Spara.
Om både faktura- och kreditfakturanumrering är avstängda visar Foliant ”Låsning kräver numrering av fakturor eller kreditfakturor. Utan den låses ingenting.” Klicka på Slå på fakturanumrering och spara sedan.

Välj när dokument låses

Tills ett dokument har utfärdats fortsätter Foliant att skapa det på nytt utifrån den aktuella ordern och mallen, precis som andra dokument.

Hur länge utfärdade dokument sparas

Spara utfärdade dokument i är ett antal år, från 1 till 30. Standard är 10. Hur länge du måste spara fakturor beror på ditt land. Fråga din redovisningskonsult. Perioden sätts för varje dokument när det utfärdas. Om du ändrar den senare behåller redan utfärdade dokument den period de utfärdades med. Läs Ladda ned arkivet och hur länge dokument sparas.

Vad ett låst dokument behåller

  • PDF-filen exakt som den utfärdades, byte för byte.
  • De orderuppgifter den skapades utifrån och den mallversion som användes.
  • Dina juridiska uppgifter som de skrevs ut vid tillfället. Om du ändrar dem senare i Inställningar › Skatt och juridik ändras inte utfärdade fakturor.

Stäng av låsning

Stäng av Lås utfärdade fakturor och kreditnotor och spara. Nya fakturor låses inte längre. Dokument som redan har utfärdats förblir låsta: Foliant visar fortfarande deras sparade PDF, och de finns kvar på sidan Utfärdade fakturor. Sidan visar då ”Låsning är avstängd, så nya fakturor låses inte. Dokument som redan har utfärdats förblir låsta.”

Bra att veta

  • Varje order har en utfärdad faktura, oavsett vilken fakturamall du öppnar den med.
  • När ordern för en låst faktura avbryts makuleras inte fakturan. Den finns kvar som utfärdad, och återbetalningen rättas med en kreditfaktura.
  • När du har slagit på låsning länkar avsnittet Låsta fakturor till Visa utfärdade fakturor.
  • På planerna Starter, Growth och Scale kan samma avsnitt lägga till e-fakturadata (ZUGFeRD / Factur-X) i varje utfärdat dokument. Se Lägg till e-fakturadata i utfärdade fakturor.

Relaterade artiklar