Hoppa till huvudinnehåll
Foliant sparar dina utfärdade fakturor och kreditnotor i det antal år du väljer. Du kan när som helst ladda ned alla som ett enda arkiv, till exempel inför en revision, till din redovisningskonsult eller innan du avinstallerar Foliant. Spara utfärdade dokument i, i inställningarna för Låsta fakturor

Ladda ned arkivet

  1. Öppna Utfärdade fakturor i Foliant.
  2. Klicka på Ladda ned arkiv högst upp på sidan.
Du får en zip-fil som har dagens datum som namn. Den innehåller: Ladda ned arkiv går inte att använda förrän minst ett dokument har utfärdats.

Hur länge dokument sparas

Du väljer det under Inställningar › Dokument och utskrift › Låsta fakturor, i Spara utfärdade dokument i: från 1 till 30 år, 10 år som standard. Hur länge du måste spara fakturor beror på ditt land. Fråga din redovisningskonsult. Varje dokument behåller den period som gällde när det utfärdades. Om du ändrar inställningen senare påverkas bara dokument som utfärdas efter ändringen.

När personuppgifter tas bort

När en kund ber dig radera sina uppgifter meddelar Shopify Foliant. Foliant kan inte radera en utfärdad faktura så länge lagen kräver att du sparar den. Därför markeras kundens dokument och Foliant väntar. När lagringsperioden för ett markerat dokument har löpt ut tar Foliant bort det:
  • PDF-filen raderas.
  • Kundens personuppgifter tas bort från posten. Nummer, ordernamn, datum och summor finns kvar.
  • Dokumentet får märket Anonymiserad på sidan Utfärdade fakturor och kan inte längre laddas ned.
Dokument som ingen har bett om att få raderade förblir som de är.

Innan du avinstallerar Foliant

När du har avinstallerat ber Shopify Foliant att radera din butiks data, och dina utfärdade dokument raderas samtidigt. Ladda ned arkivet först så att du behåller dina original. Om du använder molnarkivet finns det redan en kopia av varje dokument i din Google Drive eller Dropbox, och den finns kvar efter att du har avinstallerat.

Relaterade artiklar