Siirry pääsisältöön
Ilman lukitusta Foliant luo laskun uudelleen aina, kun avaat sen, nykyisestä tilauksesta ja nykyisestä mallipohjasta. Jos muokkaat mallipohjaa tai tilaus muuttuu, myös viime kuun lasku muuttuu. Pakkauslistoille se sopii, mutta Saksan, Ranskan ja muun EU:n verosääntöjen mukaan annettu lasku ei saa muuttua. Lukitut laskut -asetukset Kun lukitut laskut ovat käytössä, Foliant tallentaa jokaisesta laskusta ja hyvityslaskusta muuttumattoman kopion sen antamishetkellä: itse PDF:n sekä sen SHA-256-tiivisteen (digitaalisen sormenjäljen). Siitä lähtien lataukset, viennit, PDF-toimitusten sähköpostit ja asiakasportaali saavat kaikki saman tallennetun PDF:n. Mallipohjan tai tilauksen muutokset eivät vaikuta siihen. Korjaukset tehdään hyvityslaskuilla. Lukitut laskut ovat käytettävissä kaikissa tilauksissa.

Ennen kuin aloitat

  • Lukitus koskee vain numeroituja asiakirjoja. Ota käyttöön Numeroi laskut (ja Numeroi hyvityslaskut, jos käytät niitä) asiakirjojen numeroinnissa.
  • Vähintään yhdessä mallipohjassa Asiakirjatyyppi on oltava Lasku tai Hyvityslasku. Tarjouksia ei koskaan lukita.
  • Tarkista laskumallisi ennen kuin otat lukituksen käyttöön. Sen jälkeen annetut laskut säilyttävät ulkoasun ja tiedot, jotka niillä oli antamishetkellä.

Ota lukitut laskut käyttöön

  1. Siirry Foliantissa kohtaan Asetukset › Asiakirjat ja tulostus.
  2. Ota kohdassa Lukitut laskut käyttöön Lukitse annetut laskut ja hyvityslaskut.
  3. Valitse kohdassa Lukitse asiakirjat, milloin asiakirjat lukitaan (katso alta).
  4. Aseta Säilytä annetut asiakirjat vuosina.
  5. Napsauta Tallenna.
Jos sekä laskujen että hyvityslaskujen numerointi on pois käytöstä, Foliant näyttää ilmoituksen “Lukitus vaatii laskujen tai hyvityslaskujen numeroinnin. Ilman sitä mitään ei lukita.” Napsauta Ota laskujen numerointi käyttöön ja tallenna sitten.

Valitse, milloin asiakirjat lukitaan

Ennen kuin asiakirja annetaan, Foliant luo sen edelleen uudelleen nykyisestä tilauksesta ja mallipohjasta kuten minkä tahansa muun asiakirjan.

Kuinka kauan annettuja asiakirjoja säilytetään

Säilytä annetut asiakirjat on vuosimäärä väliltä 1–30. Oletus on 10. Se, kuinka kauan laskuja on säilytettävä, riippuu maastasi; tarkista asia kirjanpitäjältäsi. Säilytysaika asetetaan jokaiselle asiakirjalle sen antamishetkellä. Jos muutat sitä myöhemmin, jo annetut asiakirjat säilyttävät antamishetken säilytysajan. Katso Arkiston lataaminen ja asiakirjojen säilytysaika.

Mitä lukittu asiakirja säilyttää

  • PDF:n täsmälleen sellaisena kuin se annettiin, tavu tavulta.
  • Tilaustiedot, joista se luotiin, ja käytetyn mallipohjan version.
  • Oikeudelliset tietosi sellaisina kuin ne tulostuivat silloin. Jos muutat niitä myöhemmin kohdassa Asetukset › Verot ja oikeudelliset tiedot, annetut laskut eivät muutu.

Poista lukitus käytöstä

Poista Lukitse annetut laskut ja hyvityslaskut käytöstä ja tallenna. Uusia laskuja ei enää lukita. Jo annetut asiakirjat pysyvät lukittuina: Foliant näyttää edelleen niiden tallennetun PDF:n, ja ne pysyvät Annetut laskut -sivulla. Sivulla näkyy silloin ilmoitus “Lukitus on pois käytöstä, joten uusia laskuja ei lukita. Jo annetut asiakirjat pysyvät lukittuina.”

Hyvä tietää

  • Jokaisella tilauksella on yksi annettu lasku riippumatta siitä, millä laskumallilla avaat sen.
  • Kun lukitun laskun tilaus perutaan, laskua ei mitätöidä. Se pysyy annettuna, ja hyvitys korjataan hyvityslaskulla.
  • Kun olet ottanut lukituksen käyttöön, Lukitut laskut -osiossa on linkki Näytä annetut laskut.
  • Starter-, Growth- ja Scale-paketeissa sama osio voi lisätä sähköisen laskun tiedot (ZUGFeRD / Factur-X) jokaiseen annettuun asiakirjaan. Katso Lisää sähköisen laskun tiedot annettuihin laskuihin.

Aiheeseen liittyvät artikkelit