Siirry pääsisältöön
Kun sähköisen laskun tiedot ovat käytössä, jokainen Foliantin antama lasku ja hyvityslasku on PDF-tiedosto, jonka sisään on upotettu tiedot XML-muodossa ZUGFeRD / Factur-X -muodossa (EN 16931 -profiili). Asiakkaasi näkevät saman PDF:n kuin ennenkin. Heidän kirjanpito-ohjelmistonsa lukee summat, arvonlisäveron ja osoitteet PDF:n sisällä olevista tiedoista, joten kenenkään ei tarvitse kirjoittaa niitä käsin.

Miksi sillä on merkitystä

Koko EU:ssa yritysten väliset laskut siirtyvät sähköisiin laskuihin:
  • Saksa: vuodesta 2027 alkaen yritysten on lähetettävä sähköiset laskut toisille yrityksille (vuodesta 2028 alkaen kaikkien yritysten). ZUGFeRD-PDF EN 16931 -profiilissa katsotaan siellä sähköiseksi laskuksi.
  • Ranska: yritysten väliset sähköiset laskut otetaan käyttöön vaiheittain, ja ne on lähetettävä hyväksytyn alustan kautta. Pelkästään sähköpostilla lähetetty Factur-X-PDF ei siellä riitä, mutta se on muoto, jonka nämä alustat hyväksyvät.
Kysy kirjanpitäjältäsi, mikä koskee yritystäsi.

Ennen kuin aloitat

  • Pakettisi: sähköisen laskun tiedot sisältyvät Starter-, Growth- ja Scale-paketteihin.
  • Lukitut laskut: tiedot lisätään, kun asiakirja annetaan, joten ota ensin käyttöön laskujen lukitus.
  • Oikeudelliset tietosi: kohdassa Asetukset › Verot ja oikeudelliset tiedot kaupallasi on oltava:
Ilman ALV-numeroa muiden EU-maiden yrityksille osoitetut laskut ja vienti annetaan ilman sähköisen laskun tietoja, koska ne vaativat sen. Asetus kertoo tästä. Jos jotain puuttuu, asetus luettelee sen otsikon Ennen kuin otat sähköisen laskun tiedot käyttöön, lisää nämä kohdassa Verot ja oikeudelliset tiedot: alla, ja mukana on painike Avaa Verot ja oikeudelliset tiedot.

Ota sähköisen laskun tiedot käyttöön

  1. Avaa Foliantissa Asetukset › Asiakirjat ja tulostus.
  2. Ota kohdassa Lukitut laskut käyttöön Lisää sähköisen laskun tiedot (ZUGFeRD / Factur-X).
  3. Napsauta Tallenna.
Tästä lähtien jokainen lasku ja hyvityslasku saa tiedot, kun se annetaan. Aiemmin annetut asiakirjat pysyvät ennallaan.

Mitä tiedot sisältävät

Samat luvut, jotka PDF näyttää:
  • asiakirjan numero ja päivämäärä sekä hyvityslaskussa lasku, jota se korjaa;
  • kauppasi virallinen nimi, osoite, ALV-numero tai verotunniste ja yritysrekisteritiedot;
  • asiakkaan nimi, osoite ja ALV-numero sekä toimitusosoite;
  • jokainen rivi laskutettuna määränä alennusten jälkeen, ja toimituskulut omana rivinään;
  • arvonlisävero verokannoittain sekä peruste jokaiselle rivillä, jolla ei ole arvonlisäveroa (vienti, EU:n sisäinen toimitus, käänteinen verovelvollisuus tai verovapaus);
  • loppusummat, maksettu summa ja vielä maksamatta oleva summa.

Tietojen katsominen ja lataaminen

Annetut laskut -sivulla:
  • Asiakirjoissa, joissa on sähköisen laskun tiedot, näkyy Sähköinen lasku -merkki.
  • Napsauta rivin koodikuvaketta (Lataa sähköisen laskun XML), jos haluat ladata pelkät tiedot, esimerkiksi kirjanpitäjällesi.
  • Lataa arkisto sisältää XML-tiedostot kansiossa xml, ja manifest.csv-tiedostossa on sarake einvoice. Katso Lataa arkisto ja asiakirjojen säilytysaika.

Kun asiakirja annetaan ilman niitä

Foliant ei koskaan pidätä laskua sen sähköisen laskun tietojen takia. Jos tietoja ei voi lisätä, asiakirja annetaan tavallisena PDF:nä, ja Annetut laskut -sivulla siinä näkyy Ei sähköisen laskun tietoja -merkki. Vie hiiri merkin päälle nähdäksesi syyn: Kun asiakirjoja annetaan ilman sähköisen laskun tietoja, koska kauppasi oikeudelliset tiedot ovat puutteelliset, Foliant kertoo sinulle myös kerran päivässä ilmoituksissasi, kuinka monta niitä oli edellisenä päivänä. Ilman tietoja annettu asiakirja pysyy sellaisenaan: se on lukittu. Kun syy on korjattu, uudet asiakirjat saavat taas sähköisen laskun tiedot.

Poista käytöstä

Poista Lisää sähköisen laskun tiedot (ZUGFeRD / Factur-X) käytöstä ja napsauta Tallenna. Tästä lähtien annetut asiakirjat ovat tavallisia PDF-tiedostoja. Jo annetut asiakirjat säilyttävät tietonsa. Jos pakettisi ei enää sisällä tätä, tästä lähtien annetut asiakirjat ovat tavallisia PDF-tiedostoja, vaikka asetus olisi käytössä.

Hyvä tietää

  • Tarjouksissa ja pakkauslistoissa ei koskaan ole sähköisen laskun tietoja: vain annetuissa laskuissa ja hyvityslaskuissa on.
  • Tiedot ovat osa PDF:ää, joten PDF:n SHA-256-tiiviste kattaa myös ne. PDF:n tarkistaminen toimii samalla tavalla.
  • Kun henkilötiedot poistetaan säilytysajan päätyttyä, myös XML poistetaan.

Aiheeseen liittyvät artikkelit