Siirry pääsisältöön
Foliant säilyttää annetut laskusi ja hyvityslaskusi valitsemasi määrän vuosia. Voit ladata ne kaikki milloin tahansa yhtenä arkistona esimerkiksi tilintarkastusta tai kirjanpitäjääsi varten tai ennen kuin poistat Foliantin. Säilytä annetut asiakirjat -asetus Lukitut laskut -asetuksissa

Lataa arkisto

  1. Avaa Foliantissa Annetut laskut.
  2. Napsauta sivun yläosassa Lataa arkisto.
Saat zip-tiedoston, joka on nimetty tämän päivän päivämäärän mukaan. Se sisältää: Lataa arkisto ei ole käytettävissä ennen kuin vähintään yksi asiakirja on annettu.

Kuinka kauan asiakirjoja säilytetään

Valitset tämän kohdassa Asetukset › Asiakirjat ja tulostus › Lukitut laskut, asetuksessa Säilytä annetut asiakirjat: 1–30 vuotta, oletuksena 10. Se, kuinka kauan laskuja on säilytettävä, riippuu maastasi. Tarkista asia kirjanpitäjältäsi. Jokainen asiakirja säilyttää sen säilytysajan, joka oli asetettuna asiakirjan antamishetkellä. Jos muutat asetusta myöhemmin, muutos koskee vain sen jälkeen annettuja asiakirjoja.

Milloin henkilötiedot poistetaan

Kun asiakas pyytää sinua poistamaan tietonsa, Shopify ilmoittaa siitä Foliantille. Foliant ei voi poistaa annettua laskua niin kauan kuin laki vielä edellyttää sinua säilyttämään sen, joten se merkitsee asiakkaan asiakirjat ja odottaa. Kun merkityn asiakirjan säilytysaika on kulunut, Foliant poistaa sen:
  • PDF poistetaan.
  • Asiakkaan henkilötiedot poistetaan tietueesta. Numero, tilauksen nimi, päivämäärät ja summat säilyvät.
  • Asiakirjassa näkyy Anonymisoitu-merkki Annetut laskut -sivulla, eikä sitä voi enää ladata.
Asiakirjat, joiden poistamista kukaan ei ole pyytänyt, säilyvät ennallaan.

Ennen kuin poistat Foliantin

Kun poistat sovelluksen, Shopify pyytää Foliantia poistamaan kauppasi tiedot, ja annetut asiakirjasi poistetaan niiden mukana. Lataa arkisto ensin, jotta alkuperäiset asiakirjat jäävät sinulle. Jos käytät pilviarkistoa, Google Drivessa tai Dropboxissa on jo kopio jokaisesta asiakirjasta, ja se säilyy siellä myös Foliantin poistamisen jälkeen.

Aiheeseen liittyvät artikkelit