Siirry pääsisältöön
Pilviarkisto tallentaa kopion jokaisesta Foliantin antamasta laskusta ja hyvityslaskusta omaan Google Driveesi tai Dropboxiisi heti, kun asiakirja on annettu. Kopiot ovat sinun: ne jäävät tallennustilaasi, vaikka katkaisisit yhteyden palveluun tai poistaisit Foliantin. Jokaisesta kuukaudesta tehdään myös luettelo sen asiakirjoista CSV-tiedostona, valmiiksi kirjanpitäjällesi annettavaksi.

Ennen kuin aloitat

  • Pakettisi: pilviarkisto sisältyy Growth- ja Scale-paketteihin.
  • Lukitut laskut: vain annetut asiakirjat tallennetaan, joten ota ensin lukitut laskut käyttöön. Siihen asti Pilviarkisto-kortissa lukee Vain lukitut laskut tallennetaan.

Yhdistä Google Drive tai Dropbox

  1. Avaa Foliantissa Annetut laskut.
  2. Napsauta kohdassa Pilviarkisto Yhdistä Google Drive tai Yhdistä Dropbox.
  3. Tarkista asetukset (katso Valitse, miten tiedostot järjestetään) ja napsauta Jatka palveluun Google Drive tai Jatka palveluun Dropbox.
  4. Kirjaudu sisään ja valitse yhdistettävä tili.
  5. Anna Foliantille lupa tallentaa tiedostoja. Jätä Googlen sivulla Google Driven valintaruutu valituksi: ilman sitä Foliant ei voi tallentaa mitään.
Palaat Foliantiin, ja palvelussa näkyy Yhdistetty sekä valitsemasi tili. Voit yhdistää palvelun myös kohdasta Asetukset › Integraatiot.

Mitä Foliant näkee

Foliant saa käyttöoikeuden vain omiin tiedostoihinsa:

Minne tiedostot tallentuvat

Foliant luo kaupallesi kansion ja lajittelee asiakirjat tyypin, vuoden ja kuukauden mukaan:
  • Hyvityslaskut tallentuvat Hyvityslaskut-kansioon Laskut-kansion viereen.
  • Jokainen PDF nimetään asiakirjan numeron mukaan. Merkit, joita tiedostonimissä ei sallita, kuten kauttaviiva, muuttuvat yhdysmerkiksi.
  • Kansioiden nimet ovat kauppasi kielellä, ja kuukaudet määräytyvät kauppasi aikavyöhykkeen mukaan.
  • Nimet määräytyvät, kun asiakirja tallennetaan ensimmäisen kerran, joten kaupan nimen muuttaminen myöhemmin ei siirrä tiedostoja.
  • Jos toinen kauppa yhdistää saman tilin ja sillä on sama nimi, sen kansion nimeen lisätään myös kaupan tunniste (handle), esimerkiksi Bramble & Co (bramble-eu).
Foliant ei koskaan korvaa tiedostoa, jonka olet itse tallentanut sinne. Jos toisella tiedostolla on jo asiakirjan nimi, asiakirja tallennetaan sen viereen, ja sen nimeen lisätään lyhyt koodi.

Ennen yhdistämistä annetut asiakirjat

Kun yhdistät palvelun, Foliant tallentaa myös aiemmin annetut asiakirjat vanhimmasta alkaen. Jos kaupassa on monen vuoden laskut, tämä voi kestää jonkin aikaa. Kortti näyttää edistymisen, esimerkiksi 33/113 asiakirjaa tallennettu · Tallennetaan aiempia asiakirjoja…. Sen jälkeen jokainen uusi asiakirja tallennetaan muutaman minuutin kuluessa sen antamisesta. Kerran päivässä Foliant tarkistaa, puuttuuko jotain, ja tallentaa puuttuvat.

Kuukausiluettelo

Kun Lisää kuukausiluettelo on päällä (se on oletuksena päällä), jokaisesta kuukaudesta tallennetaan CSV-tiedosto Päiväkirjat-kansioon, esimerkiksi Päiväkirjat › 2026 › ledger-2026-11.csv. Tiedostossa on yksi rivi kutakin asiakirjaa kohden: Foliant päivittää luettelot kerran päivässä ja vain niiden kuukausien osalta, joihin on tullut muutoksia. Muoto on sama kuin arkiston latauksen manifest.csv-tiedostossa.

Valitse, miten tiedostot järjestetään

Avaa palvelun asetukset Pilviarkisto-kortin kohdasta Asetukset tai kohdasta Asetukset › Integraatiot: Kansiot-asetuksen muutos koskee siitä eteenpäin tallennettavia asiakirjoja. Jo tallennetut tiedostot pysyvät paikallaan.

Tarkista, mitä on tallennettu

  • Annetut laskut -sivun Pilviarkisto-kortti näyttää jokaisen yhdistetyn palvelun, tallennettujen asiakirjojen määrän ja sen, milloin palvelu viimeksi tallensi asiakirjan. Avaa kansio avaa kaupan kansion Google Drivessa tai Dropboxissa.
  • Asiakirjataulukon Tallennettu-sarakkeessa näkyy valintamerkki jokaisen tallennetun asiakirjan kohdalla.
  • Palvelun sivu kohdassa Asetukset › Integraatiot listaa jokaisen latauksen kohdassa Toiminta, esimerkiksi Tallenna asiakirja kohteelle Lasku INV-2026-0042 · #1310 ja Tallenna kuukausiluettelo jokaisen kuukauden luettelolle. Katso Integraation toiminta.

Kun jokin menee pieleen

Jos asiakirjoja ei voitu tallentaa, kortti kertoo, kuinka monta ja miksi, esimerkiksi että tallennustilasi on täynnä. Korjaa syy ja napsauta sitten Yritä uudelleen. Jos palvelu esti Foliantin pääsyn, esimerkiksi koska poistit Foliantin Google- tai Dropbox-tililtäsi, kortissa näkyy Vaatii huomiota. Napsauta Yhdistä uudelleen ja kirjaudu uudelleen sisään. Foliant tallentaa sen jälkeen asiakirjat, jotka jäivät tallentamatta. Foliant yrittää itse uudelleen, kun Google tai Dropbox on ruuhkautunut tai ei vastaa.

Käytä omaa sovellustasi (lisäasetus)

Foliant yhdistää omien Google- ja Dropbox-sovellustensa kautta, joten sinun ei tarvitse määrittää mitään. Jos yrityksesi edellyttää omaa sovellusta, esimerkiksi käyttöoikeuksien keskitettyä hallintaa varten:
  1. Luo sovellus Googlessa (verkkoasiakas, jossa on Google Drive API ja drive.file-käyttöalue) tai Dropboxissa (sovelluskansiosovellus, joka voi kirjoittaa tiedostoja ja lukea niiden metatietoja).
  2. Napsauta Foliantissa palvelun asetuksissa Näytä lisäasetukset.
  3. Anna sovelluksesi asiakastunnus ja asiakassalaisuus ja salli sovelluksessasi uudelleenohjaus-URI, joka näkyy asiakastunnuksen alla.
  4. Yhdistä palvelu. Jos olit jo yhdistänyt sen, katkaise yhteys ja yhdistä uudelleen.
Jos haluat myöhemmin vaihtaa toiseen sovellukseen, katkaise ensin yhteys ja yhdistä sitten uudella sovelluksella.

Katkaise yhteys palveluun

Avaa palvelu kohdassa Asetukset › Integraatiot, napsauta Katkaise yhteys palveluun Google Drive tai Katkaise yhteys palveluun Dropbox ja vahvista valitsemalla Katkaise yhteys. Foliant lopettaa tallentamisen palveluun. Jo tallennetut tiedostot jäävät Google Driveesi tai Dropboxiisi. Jos yhdistät saman tilin myöhemmin uudelleen, Foliant jatkaa siitä, mihin se jäi. Jos yhdistät eri tilin, Foliant tallentaa kaikki asiakirjasi siihen uudelleen.

Kun pakettisi muuttuu tai poistat Foliantin

  • Pakettisi ei enää sisällä pilviarkistoa: siitä eteenpäin annettuja asiakirjoja ei tallenneta. Jo tallennetut tiedostot pysyvät paikallaan.
  • Poistat Foliantin: Foliant poistaa annetut asiakirjasi 48 tuntia sovelluksen poistamisen jälkeen. Google Drivessa tai Dropboxissa olevat kopiot ovat edelleen sinun.

Aiheeseen liittyvät artikkelit