Siirry pääsisältöön

Vientimuodot ja tiedostojen järjestys

Jokainen vienti tehdään jommassakummassa kahdesta muodosta. Valitse se, joka sopii siihen, mitä aiot tehdä asiakirjoilla: erilliset tiedostot arkistointiin ja kirjanpitoon tai yksi tiedosto, jonka voit tulostaa tai lähettää kerralla.

Kaksi muotoa

Valitse muoto vientilomakkeen kohdasta Muoto. Lomakkeen alla oleva yhteenveto kertoo, mitä saat, esimerkiksi ”24 PDF-tiedostoa yhdessä ZIP-tiedostossa” tai ”24 asiakirjaa yhdessä PDF-tiedostossa”.

Tiedostojen järjestys

Lajittele asiakirjat määrittää, missä järjestyksessä asiakirjat tulevat:
  • Valintajärjestys
  • Tilausnumero (pienin → suurin)
  • Tilausnumero (suurin → pienin)
  • Tilauspäivä (vanhimmat ensin)
  • Tilauspäivä (uusimmat ensin)
  • Toimitusnimi (A → Ö)
Oletuksena on asetuksesi kohdasta Asetukset › Asiakirjat ja tulostus. Kun viet tulostusnäkymästä, oletuksena on näytöllä näkyvä järjestys. ZIP-tiedostossa jokaisen tiedoston nimi alkaa tilauksen sijainnilla, joten tiedostoselain näyttää tiedostot tässä järjestyksessä (esimerkiksi invoice/001-1001.pdf). Tilauksella on sama sijainti jokaisen mallin kansiossa. Yhden tilauksen viennissä tiedostonimet pysyvät tavallisina.

Tiedostonimet

Viennin tiedosto nimetään mallin mukaan – tai nimellä ”documents”, jos malleja on useita – sekä pienimmän ja suurimman tilausnumeron mukaan, esimerkiksi invoice-1001-1500.pdf tai documents-1001-1500.zip. Luonnostilausten numeron eteen tulee D (D12). Nimi näkyy kohdassa Vientihistoria, kun vienti on valmis.

Hyvityslaskut ja eräasiakirjat

  • Hyvityslaskumalli luo yhden hyvityslaskun kutakin tilauksen hyvitystä kohden.
  • Erämalli (lähetysluettelo tai keräilylista) luo yhden asiakirjan enintään 250 tilaukselle kerrallaan sen sijaan, että se loisi yhden asiakirjan tilausta kohden. Yhteenveto laskee ne erä-PDF-tiedostoiksi.

Aiheeseen liittyvät artikkelit