Ugrás a fő tartalomhoz
Zárolás nélkül a Foliant minden megnyitáskor újra elkészíti a számlát az aktuális rendelésből és az aktuális sablonból. Ha Ön módosítja a sablont, vagy a rendelés megváltozik, a múlt havi számla is megváltozik. Ez szállítólevélnél rendben van, de Németország, Franciaország és az EU többi országának adószabályai szerint a kiállított számla nem változhat. A Zárolt számlák beállításai Ha a zárolt számlák be vannak kapcsolva, a Foliant kiállításkor módosíthatatlan másolatot őriz meg minden számláról és jóváírásról: magát a PDF-et, valamint annak SHA-256 hash-ét (digitális ujjlenyomatát). Ettől kezdve a letöltések, az exportok, a PDF-küldő e-mailek és az ügyfélportál mind ugyanezt a tárolt PDF-et kapják. A sablon vagy a rendelés módosítása nem érinti. A javítás jóváírással történik. A zárolt számlák minden csomagban elérhetők.

Mielőtt elkezdené

  • A zárolás csak a számozott dokumentumokra vonatkozik. Kapcsolja be a Számlák számozása (és ha használja, a Jóváírások számozása) beállítást a dokumentumszámozásnál.
  • Legalább egy sablonnál a Dokumentumtípus értéke legyen Számla vagy Jóváírás. Az árajánlatok soha nincsenek zárolva.
  • A zárolás bekapcsolása előtt ellenőrizze a számlasablont. Az ezután kiállított számlák megtartják a kiállításkori megjelenésüket és adataikat.

A zárolt számlák bekapcsolása

  1. A Foliantban nyissa meg a Beállítások › Dokumentumok és nyomtatás oldalt.
  2. A Zárolt számlák részben kapcsolja be a Kiállított számlák és jóváírások zárolása beállítást.
  3. A Bizonylatok zárolása beállításnál válassza ki, mikor legyenek zárolva a dokumentumok (lásd lent).
  4. Adja meg a Kiállított bizonylatok megőrzése értékét években.
  5. Kattintson a Mentés gombra.
Ha a számla- és a jóváírás-számozás is ki van kapcsolva, a Foliant ezt jelzi: „A zároláshoz számla- vagy jóváírás-számozás szükséges. Enélkül semmi sincs zárolva.” Kattintson a Számlaszámozás bekapcsolása gombra, majd mentsen.

Mikor legyenek zárolva a dokumentumok

Amíg egy dokumentum nincs kiállítva, a Foliant – mint bármely más dokumentumot – az aktuális rendelésből és sablonból készíti el újra.

Meddig őrződnek meg a kiállított dokumentumok

A Kiállított bizonylatok megőrzése évek száma, 1 és 30 között. Az alapértelmezés 10. Hogy meddig kell megőriznie a számlákat, az az Ön országától függ; egyeztessen könyvelőjével. Az időtartam minden dokumentumnál a kiállításkor rögzül. Ha később módosítja, a már kiállított dokumentumok megtartják a kiállításkori időtartamot. Lásd: Az archívum letöltése és a dokumentumok megőrzési ideje.

Mit őriz meg egy zárolt dokumentum

  • A PDF-et pontosan úgy, ahogy kiállították, bájtra azonosan.
  • A rendelés adatait, amelyekből készült, és a felhasznált sablonverziót.
  • Az Ön jogi adatait úgy, ahogy akkor nyomtatásra kerültek. Ha később módosítja őket a Beállítások › Adók és jogi adatok oldalon, a kiállított számlák nem változnak.

A zárolás kikapcsolása

Kapcsolja ki a Kiállított számlák és jóváírások zárolása beállítást, és mentsen. Az új számlák ezután nem lesznek zárolva. A már kiállított dokumentumok zárolva maradnak: a Foliant továbbra is a tárolt PDF-jüket adja ki, és a Kiállított számlák oldalon maradnak. Az oldal ekkor ezt jelzi: „A zárolás ki van kapcsolva, így az új számlák nincsenek zárolva. A már kiállított dokumentumok zárolva maradnak.”

Jó tudni

  • Minden rendeléshez egy kiállított számla tartozik, bármelyik számlasablonnal nyitja is meg.
  • Ha egy zárolt számla rendelését törlik, a számla nem lesz érvénytelenítve. Kiállított állapotban marad, a visszatérítést pedig jóváírással kell rendezni.
  • A zárolás bekapcsolása után a Zárolt számlák részben megjelenik a Kiállított számlák megtekintése hivatkozás.
  • A Starter, a Growth és a Scale csomagban ugyanez a rész e-számla adatokat (ZUGFeRD / Factur-X) adhat minden kiállított dokumentumhoz. Lásd: E-számla adatok hozzáadása a kiállított számlákhoz.

Kapcsolódó cikkek