Mielőtt elkezdi
- Az Ön csomagja: a felhőarchívum a Growth és a Scale csomag része.
- Zárolt számlák: csak a kiállított bizonylatok mentődnek, ezért először kapcsolja be a zárolt számlákat. Amíg ezt nem teszi meg, a Felhőarchívum kártyán ez áll: Csak a zárolt számlák mentődnek.
A Google Drive vagy a Dropbox csatlakoztatása
- A Foliantban nyissa meg a Kiállított számlák oldalt.
- A Felhőarchívum részben kattintson a Google Drive csatlakoztatása vagy a Dropbox csatlakoztatása gombra.
- Ellenőrizze a beállításokat (lásd: A fájlok rendezésének beállítása), majd kattintson a Tovább ide: Google Drive vagy a Tovább ide: Dropbox gombra.
- Jelentkezzen be, és válassza ki a csatlakoztatandó fiókot.
- Engedélyezze a Foliantnak a fájlok mentését. A Google oldalán hagyja bejelölve a Google Drive-hoz tartozó négyzetet: enélkül a Foliant semmit sem tud menteni.
Mit lát a Foliant
A Foliant csak a saját fájljaihoz fér hozzá:Hová kerülnek a fájlok
A Foliant létrehoz egy mappát az áruházának, és típus, év és hónap szerint rendezi a bizonylatokat:- A jóváírások a Számlák melletti Jóváírások mappába kerülnek.
- Minden PDF a bizonylat sorszámát kapja névként. A fájlnevekben nem engedélyezett karakterek, például a perjel, kötőjellé alakulnak.
- A mappák nevei az áruháza nyelvét, a hónapok pedig az áruháza időzónáját követik.
- A nevek az első bizonylat mentésekor rögzülnek, így ha később átnevezi az áruházat, egyetlen fájl sem kerül máshová.
- Ha ugyanazt a fiókot egy másik, azonos nevű áruház is csatlakoztatja, annak mappája az áruház azonosítóját (handle) is megkapja, például Bramble & Co (bramble-eu).
A csatlakoztatás előtt kiállított bizonylatok
Csatlakoztatáskor a Foliant a korábban kiállított bizonylatokat is elmenti, a legrégebbivel kezdve. Ha az áruházban több évnyi számla van, ez eltarthat egy ideig. A kártya mutatja a haladást, például: 113 bizonylatból 33 mentve · Korábbi bizonylatok mentése…. Ezután minden új bizonylat a kiállítása után néhány percen belül mentődik. A Foliant naponta egyszer ellenőrzi, hiányzik-e valami, és elmenti a hiányzókat.A havi lista
Ha a Havi lista hozzáadása be van kapcsolva (alapértelmezés szerint igen), minden hónaphoz készül egy CSV-fájl a Naplók mappában, például Naplók › 2026 › ledger-2026-11.csv. Ebben minden bizonylat egy sor:
A Foliant naponta egyszer frissíti a listákat, csak azokra a hónapokra, amelyekben változás történt. A formátum ugyanaz, mint a
manifest.csv fájlé a letöltött archívumban.
A fájlok rendezésének beállítása
A szolgáltatás beállításait a Felhőarchívum kártya Beállítások gombjával vagy a Beállítások › Integrációk oldalon nyithatja meg:
A Mappák módosítása az ezután mentett bizonylatokra vonatkozik. A már mentett fájlok a helyükön maradnak.
A mentések ellenőrzése
- A Kiállított számlák oldalon a Felhőarchívum kártya minden csatlakoztatott szolgáltatásnál mutatja, hány bizonylat van mentve, és mikor történt az utolsó mentés. A Mappa megnyitása megnyitja az áruház mappáját a Google Drive-on vagy a Dropboxban.
- A bizonylattáblázat Mentve oszlopában pipa jelzi a mentett bizonylatokat.
- A szolgáltatás oldala a Beállítások › Integrációk alatt a Tevékenység részben minden feltöltést felsorol, például Dokumentum mentése a Számla: INV-2026-0042 · #1310 tételnél, és Havi lista mentése minden hónap listájánál. Lásd: Integrációs tevékenység.
Ha valami nem sikerül
Ha egyes bizonylatokat nem sikerült menteni, a kártya mutatja, hányat és miért, például hogy megtelt a tárhelye. Hárítsa el az okot, majd kattintson a Próbálja újra gombra. Ha a szolgáltatás megtagadta a Foliant hozzáférését, például mert eltávolította a Foliantot a Google- vagy Dropbox-fiókjából, a kártyán a Beavatkozást igényel állapot látható. Kattintson az Újracsatlakoztatás gombra, és jelentkezzen be újra. A Foliant ezután elmenti a kimaradt bizonylatokat. Ha a Google vagy a Dropbox túlterhelt vagy nem válaszol, a Foliant magától újrapróbálja.Saját alkalmazás használata (haladó)
A Foliant a saját Google- és Dropbox-alkalmazásain keresztül csatlakozik, így Önnek semmit sem kell beállítania. Ha a cége saját alkalmazást ír elő, például a hozzáférés központi kezelése miatt:- Hozzon létre egy alkalmazást a Google-nál (webes klienst a Google Drive API-val és a
drive.filehatókörrel) vagy a Dropboxnál (alkalmazásmappás alkalmazást, amely fájlokat írhat és olvashatja azok metaadatait). - A Foliantban a szolgáltatás beállításainál kattintson a Speciális beállítások megjelenítése gombra.
- Adja meg az alkalmazása ügyfélazonosítóját és titkos ügyfélkulcsát, és az alkalmazásában engedélyezze az ügyfélazonosító alatt látható átirányítási URI-t.
- Csatlakoztassa a szolgáltatást, vagy ha már csatlakoztatva volt, válassza le, és csatlakoztassa újra.
Szolgáltatás leválasztása
A Beállítások › Integrációk oldalon nyissa meg a szolgáltatást, kattintson a Google Drive leválasztása vagy a Dropbox leválasztása gombra, majd erősítse meg a Leválasztás gombbal. A Foliant ezután nem ment több fájlt a szolgáltatásba. A már mentett fájlok a Google Drive-ján vagy a Dropboxában maradnak. Ha később ugyanazt a fiókot csatlakoztatja újra, a Foliant ott folytatja, ahol abbahagyta. Ha egy másik fiókot csatlakoztat, a Foliant abba újra elmenti az összes bizonylatát.Ha változik a csomagja, vagy eltávolítja a Foliantot
- A csomagja már nem tartalmazza a felhőarchívumot: az ezután kiállított bizonylatok nem mentődnek. A már mentett fájlok a helyükön maradnak.
- Eltávolítja a Foliantot: a Foliant az eltávolítás után 48 órával törli a kiállított bizonylatait. A Google Drive-ján vagy a Dropboxában lévő másolatok az Önéi maradnak.