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ई-इनवॉइस डेटा चालू होने पर, Foliant जो भी इनवॉइस और क्रेडिट नोट जारी करता है, वह एक PDF होती है जिसके अंदर उसका डेटा XML के रूप में जुड़ा होता है, ZUGFeRD / Factur-X फ़ॉर्मेट में (प्रोफ़ाइल EN 16931)। आपके ग्राहकों को वही PDF दिखती है जो पहले दिखती थी। उनका अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर इसके अंदर के डेटा से रकम, VAT और पते पढ़ लेता है, इसलिए किसी को उन्हें टाइप नहीं करना पड़ता।

यह क्यों ज़रूरी है

पूरे EU में कारोबारों के बीच के इनवॉइस धीरे-धीरे ई-इनवॉइस की ओर जा रहे हैं:
  • जर्मनी: 2027 से कारोबारों को दूसरे कारोबारों को ई-इनवॉइस भेजने होंगे (2028 से हर कारोबार के लिए)। वहाँ EN 16931 प्रोफ़ाइल वाली ZUGFeRD PDF ई-इनवॉइस मानी जाती है।
  • फ़्रांस: कारोबारों के बीच ई-इनवॉइस चरणों में लाए जा रहे हैं, और उन्हें किसी मान्यता प्राप्त प्लैटफ़ॉर्म के ज़रिए भेजना होता है। सिर्फ़ ईमेल से भेजी गई Factur-X PDF वहाँ काफ़ी नहीं है, लेकिन यही वह फ़ॉर्मेट है जिसे वे प्लैटफ़ॉर्म स्वीकार करते हैं।
अपने अकाउंटेंट से पूछ लें कि आपके कारोबार पर क्या लागू होता है।

शुरू करने से पहले

  • आपका प्लान: ई-इनवॉइस डेटा Starter, Growth और Scale प्लान में शामिल है।
  • लॉक किए गए इनवॉइस: डेटा दस्तावेज़ जारी होते समय जोड़ा जाता है, इसलिए पहले लॉक किए गए इनवॉइस चालू करें।
  • आपके कानूनी विवरण: सेटिंग्स › टैक्स और कानूनी में आपके स्टोर के पास ये होने चाहिए:
VAT नंबर के बिना, अन्य EU देशों के कारोबारों को भेजे जाने वाले इनवॉइस और निर्यात ई-इनवॉइस डेटा के बिना जारी होते हैं, क्योंकि उन्हें इसकी ज़रूरत होती है। सेटिंग यह बताती है। अगर कुछ छूटा है, तो सेटिंग उसे ई-इनवॉइस डेटा चालू करने से पहले, टैक्स और कानूनी में ये जोड़ें: के नीचे दिखाती है, साथ में टैक्स और कानूनी खोलें बटन होता है।

ई-इनवॉइस डेटा चालू करें

  1. Foliant में सेटिंग्स › दस्तावेज़ और प्रिंटिंग खोलें।
  2. लॉक किए गए इनवॉइस में ई-इनवॉइस डेटा जोड़ें (ZUGFeRD / Factur-X) चालू करें।
  3. सहेजें पर क्लिक करें।
इसके बाद, हर इनवॉइस और क्रेडिट नोट को जारी होते समय उसका डेटा मिलता है। पहले जारी किए गए दस्तावेज़ जैसे हैं वैसे ही रहते हैं।

डेटा में क्या होता है

वही आँकड़े जो PDF में दिखते हैं:
  • दस्तावेज़ का नंबर और तारीख, और क्रेडिट नोट के लिए वह इनवॉइस जिसे वह सुधारता है;
  • आपके स्टोर का कानूनी नाम, पता, VAT नंबर या टैक्स नंबर और कंपनी पंजीकरण;
  • ग्राहक का नाम, पता और VAT नंबर, और डिलीवरी का पता;
  • हर लाइन इनवॉइस की गई मात्रा पर, छूट के बाद, और शिपिंग अपनी अलग लाइन के रूप में;
  • हर दर पर VAT, और बिना VAT वाली किसी भी लाइन का कारण (निर्यात, EU के अंदर आपूर्ति, रिवर्स चार्ज या छूट);
  • कुल राशियाँ, कितना भुगतान हुआ और कितना बाकी है।

डेटा देखें और डाउनलोड करें

जारी इनवॉइस पेज पर:
  • ई-इनवॉइस डेटा वाले दस्तावेज़ों पर ई-इनवॉइस बैज दिखता है।
  • डेटा को अकेले डाउनलोड करने के लिए, जैसे अपने अकाउंटेंट के लिए, किसी पंक्ति पर कोड आइकन (ई-इनवॉइस XML डाउनलोड करें) पर क्लिक करें।
  • आर्काइव डाउनलोड करें में XML फ़ाइलें xml फ़ोल्डर में शामिल होती हैं, और manifest.csv में einvoice कॉलम होता है। आर्काइव डाउनलोड करें और जानें कि दस्तावेज़ कितने समय तक रखे जाते हैं देखें।

जब दस्तावेज़ बिना डेटा के जारी हो

Foliant ई-इनवॉइस डेटा की वजह से कभी किसी इनवॉइस को नहीं रोकता। अगर डेटा नहीं जोड़ा जा सके, तो दस्तावेज़ सामान्य PDF के रूप में जारी हो जाता है, और जारी इनवॉइस पेज पर उस पर ई-इनवॉइस डेटा नहीं बैज दिखता है। कारण देखने के लिए बैज पर माउस ले जाएँ: जब आपके स्टोर के कानूनी विवरण अधूरे होने के कारण दस्तावेज़ ई-इनवॉइस डेटा के बिना जारी होते हैं, तो Foliant दिन में एक बार आपकी सूचनाओं में यह भी बताता है कि पिछले दिन ऐसे कितने दस्तावेज़ थे। बिना डेटा के जारी हुआ दस्तावेज़ वैसा ही रहता है: वह लॉक है। कारण ठीक होने के बाद, नए दस्तावेज़ों को फिर से ई-इनवॉइस डेटा मिलता है।

इसे बंद करें

ई-इनवॉइस डेटा जोड़ें (ZUGFeRD / Factur-X) बंद करें और सहेजें पर क्लिक करें। इसके बाद जारी होने वाले दस्तावेज़ सामान्य PDF होते हैं। पहले से जारी दस्तावेज़ों का डेटा बना रहता है। अगर आपके प्लान में यह अब शामिल नहीं है, तो सेटिंग चालू होने पर भी इसके बाद जारी होने वाले दस्तावेज़ सामान्य PDF होते हैं।

ध्यान देने योग्य बातें

  • कोटेशन और पैकिंग स्लिप में कभी ई-इनवॉइस डेटा नहीं होता: सिर्फ़ जारी इनवॉइस और क्रेडिट नोट में होता है।
  • डेटा PDF का हिस्सा है, इसलिए PDF का SHA-256 हैश उसे भी कवर करता है। PDF की जाँच करें उसी तरह काम करता है।
  • रिटेंशन अवधि के अंत में निजी डेटा हटाने पर XML भी हट जाता है।

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