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क्लाउड आर्काइव, Foliant द्वारा जारी किए गए हर इनवॉइस और क्रेडिट नोट की एक कॉपी, जारी होते ही आपके अपने Google Drive या Dropbox में सहेज देता है। ये कॉपी आपकी हैं: अगर आप सेवा को डिस्कनेक्ट करते हैं या Foliant को अनइंस्टॉल करते हैं, तब भी ये आपके स्टोरेज में रहती हैं। हर महीने के दस्तावेज़ों की एक सूची भी CSV फ़ाइल के रूप में बनती है, जिसे आप सीधे अपने अकाउंटेंट को दे सकते हैं।

शुरू करने से पहले

  • आपका प्लान: क्लाउड आर्काइव Growth और Scale प्लान में शामिल है।
  • लॉक किए गए इनवॉइस: सिर्फ़ जारी दस्तावेज़ ही सहेजे जाते हैं, इसलिए पहले लॉक किए गए इनवॉइस चालू करें। जब तक आप ऐसा नहीं करते, क्लाउड आर्काइव कार्ड पर केवल लॉक किए गए इनवॉइस सहेजे जाते हैं लिखा रहता है।

Google Drive या Dropbox कनेक्ट करें

  1. Foliant में जारी इनवॉइस खोलें।
  2. क्लाउड आर्काइव में Google Drive कनेक्ट करें या Dropbox कनेक्ट करें पर क्लिक करें।
  3. सेटिंग्स जाँचें (फ़ाइलों को व्यवस्थित करने का तरीका चुनें देखें) और Google Drive पर जारी रखें या Dropbox पर जारी रखें पर क्लिक करें।
  4. साइन इन करें और कनेक्ट करने के लिए खाता चुनें।
  5. Foliant को फ़ाइलें सहेजने की अनुमति दें। Google के पेज पर Google Drive वाला बॉक्स टिक किया हुआ रहने दें: इसके बिना Foliant कुछ भी नहीं सहेज सकता।
आप Foliant पर वापस आ जाते हैं, और सेवा आपके चुने हुए खाते के साथ कनेक्टेड दिखाती है। आप सेटिंग्स › इंटीग्रेशन से भी कनेक्ट कर सकते हैं।

Foliant क्या देख सकता है

Foliant को सिर्फ़ अपनी फ़ाइलों तक पहुँच मिलती है:

आपकी फ़ाइलें कहाँ जाती हैं

Foliant आपके स्टोर के लिए एक फ़ोल्डर बनाता है और दस्तावेज़ों को प्रकार, वर्ष और महीने के हिसाब से रखता है:
  • क्रेडिट नोट इनवॉइस के बगल में क्रेडिट नोट फ़ोल्डर में जाते हैं।
  • हर PDF का नाम उसके नंबर पर होता है। जो अक्षर फ़ाइल के नाम में मान्य नहीं हैं, जैसे स्लैश, वे हाइफ़न बन जाते हैं।
  • फ़ोल्डर के नाम आपके स्टोर की भाषा में होते हैं, और महीने आपके स्टोर के टाइम ज़ोन के हिसाब से होते हैं।
  • नाम तब तय होते हैं जब कोई दस्तावेज़ पहली बार सहेजा जाता है, इसलिए बाद में स्टोर का नाम बदलने से कोई फ़ाइल नहीं हटती।
  • अगर कोई दूसरा स्टोर उसी खाते को कनेक्ट करता है और उसका नाम भी वही है, तो उसके फ़ोल्डर के नाम में स्टोर का हैंडल भी जुड़ जाता है, जैसे Bramble & Co (bramble-eu)।
Foliant उस फ़ाइल को कभी ओवरराइट नहीं करता जिसे आपने खुद वहाँ रखा है। अगर किसी दूसरी फ़ाइल का नाम पहले से किसी दस्तावेज़ के नाम जैसा है, तो दस्तावेज़ उसके बगल में सहेजा जाता है और उसके नाम में एक छोटा कोड जोड़ दिया जाता है।

कनेक्ट करने से पहले जारी हुए दस्तावेज़

कनेक्ट करने पर Foliant पहले जारी हुए दस्तावेज़ भी सहेजता है, सबसे पुराने से शुरू करके। जिस स्टोर में कई सालों के इनवॉइस हैं, उसमें कुछ समय लग सकता है। कार्ड प्रगति दिखाता है, जैसे 113 में से 33 दस्तावेज़ सहेजे गए · पहले के दस्तावेज़ सहेजे जा रहे हैं…। इसके बाद हर नया दस्तावेज़ जारी होने के कुछ ही मिनटों में सहेज लिया जाता है। दिन में एक बार Foliant जाँचता है कि कुछ छूटा तो नहीं, और छूटे हुए दस्तावेज़ सहेज देता है।

मासिक सूची

मासिक सूची जोड़ें चालू होने पर (यह डिफ़ॉल्ट रूप से चालू है), हर महीने के लिए लेजर फ़ोल्डर में एक CSV फ़ाइल बनती है, जैसे लेजर › 2026 › ledger-2026-11.csv। इसमें हर दस्तावेज़ के लिए एक लाइन होती है: Foliant सूचियों को दिन में एक बार अपडेट करता है, सिर्फ़ उन महीनों के लिए जिनमें कुछ बदला है। इसका फ़ॉर्मेट आर्काइव डाउनलोड में मौजूद manifest.csv जैसा ही है।

फ़ाइलों को व्यवस्थित करने का तरीका चुनें

सेवा की सेटिंग्स क्लाउड आर्काइव कार्ड पर सेटिंग्स से, या सेटिंग्स › इंटीग्रेशन से खोलें: फ़ोल्डर बदलने का असर सिर्फ़ उसके बाद सहेजे जाने वाले दस्तावेज़ों पर होता है। पहले से सहेजी गई फ़ाइलें जहाँ हैं, वहीं रहती हैं।

देखें कि क्या सहेजा गया

  • जारी इनवॉइस पेज पर क्लाउड आर्काइव कार्ड हर कनेक्टेड सेवा दिखाता है, साथ ही यह कि कितने दस्तावेज़ सहेजे गए और आखिरी दस्तावेज़ कब सहेजा गया। फ़ोल्डर खोलें से Google Drive या Dropbox में स्टोर का फ़ोल्डर खुलता है।
  • दस्तावेज़ों की टेबल के सहेजा गया कॉलम में हर सहेजे गए दस्तावेज़ पर एक टिक दिखता है।
  • सेटिंग्स › इंटीग्रेशन में सेवा के पेज पर गतिविधि के नीचे हर अपलोड की सूची होती है, जैसे इनवॉइस INV-2026-0042 · #1310 के लिए दस्तावेज़ सहेजें, और हर महीने की सूची के लिए मासिक सूची सहेजें। इंटीग्रेशन गतिविधि देखें।

जब कुछ गड़बड़ हो

अगर दस्तावेज़ सहेजे नहीं जा सके, तो कार्ड बताता है कि कितने और क्यों, जैसे कि आपका स्टोरेज भर गया है। कारण ठीक करें, फिर फिर से कोशिश करें पर क्लिक करें। अगर सेवा ने Foliant की पहुँच अस्वीकार कर दी, जैसे इसलिए कि आपने अपने Google या Dropbox खाते से Foliant को हटा दिया, तो कार्ड पर ध्यान देने की ज़रूरत दिखता है। फिर से कनेक्ट करें पर क्लिक करें और फिर से साइन इन करें। इसके बाद Foliant छूटे हुए दस्तावेज़ सहेज लेता है। जब Google या Dropbox व्यस्त होता है या जवाब नहीं देता, तो Foliant खुद फिर से कोशिश करता है।

अपना ऐप इस्तेमाल करें (उन्नत)

Foliant अपने Google और Dropbox ऐप के ज़रिए कनेक्ट होता है, इसलिए आपको कुछ भी सेट अप करने की ज़रूरत नहीं है। अगर आपकी कंपनी को अपना ऐप चाहिए, जैसे पहुँच को एक जगह से नियंत्रित करने के लिए:
  1. Google में (Google Drive API और drive.file स्कोप वाला एक वेब क्लाइंट) या Dropbox में (एक ऐप फ़ोल्डर ऐप जो फ़ाइलें लिख सके और उनका मेटाडेटा पढ़ सके) एक ऐप बनाएँ।
  2. Foliant में सेवा की सेटिंग्स में उन्नत सेटिंग दिखाएँ पर क्लिक करें।
  3. अपने ऐप का क्लाइंट ID और क्लाइंट सीक्रेट दर्ज करें, और क्लाइंट ID के नीचे दिखाए गए रीडायरेक्ट URI को अपने ऐप में अनुमति दें।
  4. कनेक्ट करें। अगर आप पहले से कनेक्टेड थे, तो डिस्कनेक्ट करके फिर से कनेक्ट करें।
बाद में किसी दूसरे ऐप पर जाने के लिए पहले डिस्कनेक्ट करें, फिर नए ऐप से कनेक्ट करें।

किसी सेवा को डिस्कनेक्ट करें

सेटिंग्स › इंटीग्रेशन में सेवा खोलें, Google Drive डिस्कनेक्ट करें या Dropbox डिस्कनेक्ट करें पर क्लिक करें, फिर डिस्कनेक्ट करें से पुष्टि करें। Foliant उसमें सहेजना बंद कर देता है। पहले से सहेजी गई फ़ाइलें आपके Google Drive या Dropbox में रहती हैं। अगर आप बाद में उसी खाते को फिर से कनेक्ट करते हैं, तो Foliant वहीं से आगे बढ़ता है जहाँ उसने छोड़ा था। अगर आप कोई दूसरा खाता कनेक्ट करते हैं, तो Foliant आपके सभी दस्तावेज़ उसमें फिर से सहेजता है।

जब आपका प्लान बदले या आप अनइंस्टॉल करें

  • आपके प्लान में अब क्लाउड आर्काइव शामिल नहीं है: इसके बाद जारी होने वाले दस्तावेज़ सहेजे नहीं जाते। पहले से सहेजी गई फ़ाइलें जहाँ हैं, वहीं रहती हैं।
  • आप Foliant को अनइंस्टॉल करते हैं: अनइंस्टॉल करने के 48 घंटे बाद Foliant आपके जारी दस्तावेज़ डिलीट कर देता है। आपके Google Drive या Dropbox में मौजूद कॉपी आपकी ही रहती हैं।

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