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जब आपकी कंपनी Peppol पर रजिस्टर और सत्यापित हो जाती है, तो Foliant आपके बिज़नेस (B2B) ऑर्डर के ई-चालान भेजता है। ये ऑर्डर का भुगतान होने पर अपने-आप भेजे जा सकते हैं। ग्राहक चेकआउट के बाद इनका अनुरोध कर सकता है, या आप इन्हें Shopify एडमिन से भेज सकते हैं। हर ऑर्डर का ई-चालान एक ही बार भेजा जाता है।

शुरू करने से पहले

पहले Peppol सेट अप करें और अपनी कंपनी सत्यापित करें। Peppol ई-चालान सेट अप करें देखें।

किन ऑर्डर का ई-चालान भेजा जाता है

कोई ऑर्डर Peppol से तब भेजा जाता है, जब:
  • यह बिज़नेस ऑर्डर हो: इस पर B2B Order टैग हो, या ग्राहक ने चेकआउट पर बिज़नेस इनवॉइस मांगा हो। जो ऑर्डर आप Shopify एडमिन से खुद भेजते हैं, उन पर B2B Order टैग लग जाता है।
  • यह पहले न भेजा गया हो (इस पर Peppol Sent टैग न हो)।
  • ग्राहक ने बिज़नेस विवरण दिए हों: VAT नंबर, या Peppol पते के साथ कंपनी का नाम। Peppol पता न होने पर Foliant कंपनी को उसके VAT नंबर से Peppol डायरेक्टरी में खोजता है। अगर यह VAT नंबर ग्राहक पर सेव है, तो मिला हुआ पता ग्राहक पर सेव कर देता है।
अगर कंपनी Peppol पर नहीं मिलती, तो भेजना “Not in Peppol Network” के साथ विफल हो जाता है।

ई-चालान कैसे भेजे जाते हैं

चालान नंबरिंग चालू होने पर ई-चालान में आपका क्रमागत चालान नंबर इस्तेमाल होता है। बंद होने पर Shopify ऑर्डर का नाम इस्तेमाल होता है।

Shopify एडमिन से भेजें

  1. Shopify एडमिन में कोई ऑर्डर खोलें, या ऑर्डर पेज पर कई ऑर्डर चुनें।
  2. अधिक कार्रवाइयां › Send E-Invoice to Peppol खोलें।
  3. Foliant चुने गए ऑर्डर की सूची दिखाता है और बताता है कि हर ऑर्डर के साथ क्या होगा:
  4. लागत वाली लाइन देखें। इससे पता चलता है कि इस महीने कितने चालान आपकी मुफ़्त सीमा में आते हैं और कितनों का शुल्क लगेगा।
  5. ऑर्डर की संख्या के साथ दिखने वाले Send पर क्लिक करें।
ऑर्डर कतार में लग जाते हैं, और Foliant उन पर B2B Order टैग लगाता है: भेजकर आप पुष्टि करते हैं कि ये बिज़नेस ऑर्डर हैं। अगर आपकी कंपनी अभी सत्यापित नहीं है, तो ऐक्शन यही बताता है।

डिलीवरी ट्रैक करें

Peppol पेज (सेटिंग्स › इंटीग्रेशन › Peppol e-invoicing) पर चालान इतिहास में हाल में भेजे गए चालान दिखते हैं: ऑर्डर, ग्राहक, राशि, स्थिति और भेजने की तारीख के साथ। हर चालान की डिलीवरी स्थिति दिखती है: डिलीवर हो गया, भेजे गए, लंबित या विफल। विफल चालान के पास फिर से कोशिश करें पर क्लिक करके उसे दोबारा भेजें। Foliant ऑर्डर के मौजूदा विवरण से चालान फिर से बनाता है। यह कभी भी कोई चालान दो बार नहीं भेजता और न ही उसका दो बार शुल्क लेता है। Shopify एडमिन में हर ऑर्डर पर Peppol E-Invoice History ब्लॉक दिखाता है कि क्या हुआ: Send Requested, Invoice Sent, Invoice Failed या XML Exported। विफल होने पर कारण भी दिखता है, जैसे Usage Limit Reached, Not in Peppol Network, Missing B2B Data या Not a B2B Order। Foliant Shopify में ऑर्डर पर टैग भी लगाता है: चालान भेजे जाने पर Peppol Sent, और न भेजे जाने पर Peppol Failed। Peppol पर मिले ग्राहकों पर Peppol टैग लगता है।

ग्राहक के बिज़नेस विवरण जोड़ें या ठीक करें

  1. Shopify एडमिन में ग्राहक को खोलें।
  2. B2B Customer Details ब्लॉक में Company Name, VAT Number और, अगर आपको पता हो, तो Peppol Address डालें, जैसे 0106:NL123456789। Peppol पता न पता हो, तो उसे खाली छोड़ दें।
  3. सेव करें।

ई-चालान XML एक्सपोर्ट करें

आप ई-चालान को UBL XML फ़ाइल के रूप में भी डाउनलोड कर सकते हैं, जैसे उसे कहीं और इंपोर्ट करने के लिए:
  1. Shopify एडमिन में कोई ऑर्डर खोलें या कई ऑर्डर चुनें।
  2. अधिक कार्रवाइयां खोलें और Export e-Invoice XML चुनें।
  3. ऑर्डर की संख्या के साथ दिखने वाले एक्सपोर्ट करें पर क्लिक करें, फिर डाउनलोड बटन पर क्लिक करें।
एक ऑर्डर से एक XML फ़ाइल मिलती है। कई ऑर्डर से एक zip फ़ाइल मिलती है। सभी चुने गए ऑर्डर एक्सपोर्ट होते हैं। बिज़नेस विवरण वाले ऑर्डर में कंपनी का नाम और VAT नंबर शामिल होता है। एक्सपोर्ट किए गए ऑर्डर पर XML Exported टैग लगता है। एक्सपोर्ट करने से Peppol पर कुछ नहीं भेजा जाता।

सीमाएं और शुल्क

  • भेजा गया हर चालान आपकी मासिक सीमा में गिना जाता है। मुफ़्त चालानों के बाद हर चालान का शुल्क लगता है, आपकी खर्च सीमा तक।
  • अगर भेजने से आपकी खर्च सीमा पार हो जाएगी, तो ऐक्शन बताता है कि कितने चालान भेजे जा सकते हैं। बाकी भेजने के लिए सेटिंग्स › बिलिंग में सीमा बढ़ाएं।
  • Peppol बीटा में, महीने के मुफ़्त बीटा चालान इस्तेमाल हो जाने के बाद अगले महीने तक भेजना रुक जाता है।
  • जब Peppol से ई-चालान भेजें बंद होता है, तो Peppol से सारा भेजना रुक जाता है, Send E-Invoice to Peppol भी। Peppol ई-चालान सेट अप करें देखें।

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