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# E-Rechnungsdaten zu ausgestellten Rechnungen hinzufügen (ZUGFeRD / Factur-X)

> Stellen Sie Rechnungen und Gutschriften als PDF mit eingebetteten Daten im Format ZUGFeRD / Factur-X aus, das Buchhaltungssoftware ohne Abtippen einliest.

Mit eingeschalteten E-Rechnungsdaten ist jede Rechnung und Gutschrift, die Foliant ausstellt, ein PDF mit eingebetteten Daten als XML im Format ZUGFeRD / Factur-X (Profil EN 16931). Ihre Kunden sehen dasselbe PDF wie bisher. Ihre Buchhaltungssoftware liest Beträge, Umsatzsteuer und Adressen aus den eingebetteten Daten, sodass niemand sie abtippen muss.

## Warum das wichtig ist

In der gesamten EU gehen Rechnungen zwischen Unternehmen zu E-Rechnungen über:

* **Deutschland:** Ab 2027 müssen Unternehmen anderen Unternehmen E-Rechnungen senden (ab 2028 gilt das für alle Unternehmen). Ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 gilt dort als E-Rechnung.
* **Frankreich:** E-Rechnungen zwischen Unternehmen werden schrittweise eingeführt und müssen über eine zugelassene Plattform gesendet werden. Ein Factur-X-PDF, das nur per E-Mail verschickt wird, genügt dort nicht, es ist aber das Format, das diese Plattformen akzeptieren.

Fragen Sie Ihre Steuerberatung, was für Ihr Unternehmen gilt.

## Bevor Sie beginnen

* **Ihr Tarif:** E-Rechnungsdaten sind in den Tarifen Starter, Growth und Scale enthalten.
* **Gesperrte Rechnungen:** Die Daten werden beim Ausstellen eines Dokuments hinzugefügt. Schalten Sie daher zuerst [gesperrte Rechnungen](https://foliant-help.iforiti.com/de/invoices-and-numbering/locked-invoices.md) ein.
* **Ihre rechtlichen Angaben:** Unter **Einstellungen › Steuern & Recht** braucht Ihr Shop:
  * eine Geschäftsadresse in der EU mit Straße und Ort (siehe [Rechtliche Angaben hinzufügen](https://foliant-help.iforiti.com/de/tax-and-legal/legal-details.md));
  * eine USt-IdNr. (siehe [USt-IdNr., EORI und Steuerbezeichnungen](https://foliant-help.iforiti.com/de/tax-and-legal/vat-numbers-and-eori.md)). Ohne sie brauchen Sie eine Steuernummer und Ihre Unternehmensregisternummer, zum Beispiel Ihren Handelsregistereintrag.

Ohne USt-IdNr. werden Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern und Ausfuhren ohne E-Rechnungsdaten ausgestellt, weil sie eine benötigen. Die Einstellung weist darauf hin.

Fehlt etwas, listet die Einstellung es unter **Bevor Sie E-Rechnungsdaten einschalten, ergänzen Sie unter Steuern & Recht:** auf, zusammen mit der Schaltfläche **Steuern & Recht öffnen**.

## E-Rechnungsdaten einschalten

1. Öffnen Sie in Foliant **Einstellungen › Dokumente & Drucken**.
2. Schalten Sie unter **Gesperrte Rechnungen** die Option **E-Rechnungsdaten hinzufügen (ZUGFeRD / Factur-X)** ein.
3. Klicken Sie auf **Speichern**.

Ab dann erhalten alle Rechnungen und Gutschriften ihre Daten beim Ausstellen. Zuvor ausgestellte Dokumente bleiben unverändert.

## Was die Daten enthalten

Dieselben Angaben, die das PDF zeigt:

* die Dokumentnummer und das Datum, bei einer Gutschrift außerdem die Rechnung, die sie korrigiert;
* den rechtlichen Namen Ihres Shops, die Adresse, die USt-IdNr. oder Steuernummer und die Handelsregisterangaben;
* Name, Adresse und USt-IdNr. des Kunden sowie die Lieferadresse;
* jede Position mit der berechneten Menge nach Rabatten, wobei der Versand eine eigene Position ist;
* die Umsatzsteuer je Steuersatz, mit dem Grund für jede Position ohne Umsatzsteuer (Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge oder Befreiung);
* die Summen, den bezahlten Betrag und den noch offenen Betrag.

## Die Daten ansehen und herunterladen

Auf der Seite **Ausgestellte Rechnungen**:

* Dokumente mit E-Rechnungsdaten zeigen ein Badge **E-Rechnung**.
* Klicken Sie in einer Zeile auf das Code-Symbol (**E-Rechnungs-XML herunterladen**), um nur die Daten herunterzuladen, zum Beispiel für Ihre Steuerberatung.
* **Archiv herunterladen** enthält die XML-Dateien in einem Ordner `xml`, und `manifest.csv` hat eine Spalte `einvoice`. Siehe [Archiv herunterladen und Aufbewahrungsdauer von Dokumenten](https://foliant-help.iforiti.com/de/invoices-and-numbering/archive-and-retention.md).

## Wenn ein Dokument ohne sie ausgestellt wird

Foliant hält eine Rechnung nie wegen ihrer E-Rechnungsdaten auf. Können die Daten nicht hinzugefügt werden, wird das Dokument als normales PDF ausgestellt, und die Seite **Ausgestellte Rechnungen** zeigt dazu ein Badge **Keine E-Rechnungsdaten**. Fahren Sie mit der Maus über das Badge, um den Grund zu sehen:

| Grund | Was zu tun ist |
| - | - |
| Die rechtlichen Angaben Ihres Shops waren unvollständig | Ergänzen Sie sie unter **Einstellungen › Steuern & Recht**. |
| Die USt-IdNr. des Kunden fehlte oder konnte nicht geprüft werden | Innergemeinschaftliche Rechnungen und Rechnungen mit Reverse Charge brauchen die geprüfte USt-IdNr. des Kunden. |
| Ihr Tarif enthält keine Prüfung von USt-IdNrn. | Innergemeinschaftliche Rechnungen und Rechnungen mit Reverse Charge brauchen die geprüfte USt-IdNr. des Kunden. Die Prüfung von USt-IdNrn. gehört zur Steuer-Compliance, in den Tarifen Growth und Scale. |
| Die Bestellung hat weder eine Rechnungs- noch eine Lieferadresse | E-Rechnungen brauchen die Adresse des Kunden, zum Beispiel bei einer POS-Bestellung ohne Kunden. |
| Die Bestellung hat keine Lieferadresse | Innergemeinschaftliche Lieferungen brauchen die Lieferadresse. |
| Die Bestellung enthält etwas, das E-Rechnungsdaten noch nicht unterstützen | Zum Beispiel eine Geschenkkarte, Trinkgeld, Zölle oder eine Position mit mehreren Steuersätzen. Diese Bestellungen erhalten vorerst normale PDFs. |
| Die Beträge der Bestellung konnten nicht umgewandelt werden | Die Beträge der Bestellung ergaben für die E-Rechnung keine stimmige Summe. |
| Ein vorübergehendes Problem | Auf Seiten von Foliant ist etwas schiefgelaufen. Neue Dokumente erhalten die Daten wieder, sobald es behoben ist. |
| Foliant konnte dieses Dokument nicht umwandeln | Bei diesem Dokument würde dasselbe wieder passieren, zum Beispiel wegen etwas in seiner Vorlage. Wenden Sie sich an den Support, wenn das weiterhin passiert. |

Wenn Dokumente ohne E-Rechnungsdaten ausgestellt werden, weil die rechtlichen Angaben Ihres Shops unvollständig sind, teilt Foliant Ihnen außerdem einmal am Tag in Ihren Benachrichtigungen mit, wie viele es am Vortag waren.

Ein ohne die Daten ausgestelltes Dokument bleibt so: Es ist gesperrt. Sobald die Ursache behoben ist, erhalten neue Dokumente wieder E-Rechnungsdaten.

## Ausschalten

Schalten Sie **E-Rechnungsdaten hinzufügen (ZUGFeRD / Factur-X)** aus und klicken Sie auf **Speichern**. Ab dann ausgestellte Dokumente sind normale PDFs. Bereits ausgestellte Dokumente behalten ihre Daten.

Ist die Funktion in Ihrem Tarif nicht mehr enthalten, sind ab dann ausgestellte Dokumente normale PDFs, auch wenn die Einstellung eingeschaltet ist.

## Gut zu wissen

* Angebote und Lieferscheine enthalten nie E-Rechnungsdaten: Nur ausgestellte Rechnungen und Gutschriften haben sie.
* Die Daten sind Teil des PDFs, daher erfasst der SHA-256-Hash des PDFs sie mit. [Ein PDF prüfen](https://foliant-help.iforiti.com/de/invoices-and-numbering/verify-a-pdf.md) funktioniert genauso.
* Werden personenbezogene Daten am Ende der Aufbewahrungsfrist entfernt, wird auch das XML entfernt.

## Verwandte Artikel

* [Ausgestellte Rechnungen sperren](https://foliant-help.iforiti.com/de/invoices-and-numbering/locked-invoices.md)
* [Die Seite „Ausgestellte Rechnungen“](https://foliant-help.iforiti.com/de/invoices-and-numbering/issued-invoices-page.md)
* [Archiv herunterladen und Aufbewahrungsdauer von Dokumenten](https://foliant-help.iforiti.com/de/invoices-and-numbering/archive-and-retention.md)
* [Rechtliche Angaben hinzufügen](https://foliant-help.iforiti.com/de/tax-and-legal/legal-details.md)
* [USt-IdNr., EORI und Steuerbezeichnungen](https://foliant-help.iforiti.com/de/tax-and-legal/vat-numbers-and-eori.md)


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