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# 下载归档文件及单据保存期限

> 将所有已开具的发票和贷记单下载为一个附带清单的 zip 文件，并了解 Foliant 会保存它们多久，以及何时删除个人数据。

Foliant 会按照您选择的年数保存您已开具的发票和贷记单。您可以随时将它们全部下载为一个归档文件，用于审计、交给您的会计，或在卸载 Foliant 之前备份。

![锁定发票设置中的“已开具单据的保存期限”](https://mintcdn.com/foliant-dev/nnNby4-r9e5xN6eK/invoices-and-numbering/images/locked-invoices.png?fit=max\&auto=format\&n=nnNby4-r9e5xN6eK\&q=85\&s=41321b0355bd2867b58d4e1c5c343f2b)

## 下载归档文件

1. 在 Foliant 中，打开**已开具的发票**。
2. 点击页面顶部的**下载归档文件**。

您会得到一个以当天日期命名的 zip 文件。其中包含：

| zip 文件中的内容 | 说明 |
| - | - |
| `invoice/` | 每张已开具的发票一个 PDF，以发票编号命名。 |
| `credit-note/` | 每张已开具的贷记单一个 PDF。 |
| `xml/` | 每份带有[电子发票数据](https://foliant-help.iforiti.com/cn/invoices-and-numbering/e-invoices.md)的单据各一个，以其编号命名。仅在开启电子发票数据时提供。 |
| `manifest.csv` | 每份单据一行：编号、类型、订单、币种、总额、开具时间、PDF 的 SHA-256 哈希值、记录哈希值、文件名和电子发票配置文件（`en16931`；没有电子发票数据时为空）。 |

在至少开具一份单据之前，**下载归档文件**不可用。

## 单据保存期限

您可以在**设置 › 文档与打印 › 锁定发票**中的**已开具单据的保存期限**进行设置：1 到 30 年，默认为 10 年。发票须保存多久取决于您所在的国家/地区；请向您的会计确认。

每份单据都沿用开具时设定的保存期限。之后更改此设置，只会影响更改后开具的单据。

## 何时删除个人数据

当客户要求您删除其数据时，Shopify 会通知 Foliant。在法律仍要求您保存已开具发票期间，Foliant 无法删除它，因此会标记该客户的单据并等待。

被标记单据的保存期限一旦届满，Foliant 就会将其删除：

* PDF 会被删除。
* 客户的个人信息会从记录中删除。编号、订单名称、日期和总额会保留。
* 该单据在**已开具的发票**页面上会显示**已匿名化**标记，并且无法再下载。

没有人要求删除的单据会保持不变。

## 卸载 Foliant 之前

卸载后，Shopify 会要求 Foliant 删除您店铺的数据，您已开具的单据也会随之删除。请先下载归档文件，以便保留原件。

如果您使用[云端归档](https://foliant-help.iforiti.com/cn/invoices-and-numbering/cloud-archive.md)，您的 Google Drive 或 Dropbox 中已经有每份单据的副本，卸载后这些副本仍会保留。

## 相关文章

* [已开具的发票页面](https://foliant-help.iforiti.com/cn/invoices-and-numbering/issued-invoices-page.md)
* [将已开具的发票保存到 Google Drive 或 Dropbox](https://foliant-help.iforiti.com/cn/invoices-and-numbering/cloud-archive.md)
* [锁定已开具的发票](https://foliant-help.iforiti.com/cn/invoices-and-numbering/locked-invoices.md)
* [验证 PDF 和哈希链](https://foliant-help.iforiti.com/cn/invoices-and-numbering/verify-a-pdf.md)


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